Журнал регистрации исх корреспонденции образец

Исходящая корреспонденция: журналы регистрации, учета, образцы, правила заполнения

Журнал регистрации исх корреспонденции образец

В любой сфере народного хозяйства обязательно существует делопроизводство, включающее множество функций. Среди них учет входящей и исходящей корреспонденции является одним из основных. Нет ни одного предприятия, функционирующего изолированно от других организаций.

Обязательно осуществляется связь и сотрудничество с клиентами, поставщиками, финансовыми и прочими учреждениями. Поэтому без корреспонденции производственный процесс обойтись не может.

Кто занимается регистрацией поступающих и отправляемых писем? Как правильно вести их учет? Кому и зачем это нужно? Рассмотрим эти вопросы в статье.

Категории корреспонденции. Особенности исходящей документации

Форм и типов документов существует великое множество, но все они делятся только на две основные категории:

  • Отсылаемые (исходящая корреспонденция).
  • Получаемые (входящая корреспонденция).

Рассмотрим значение каждой категории.

Корреспонденция, именуемая исходящей, может отправляться таким адресатам:

  • Вышестоящие инстанции.
  • Нижестоящие организации.
  • Предприятия-партнеры.
  • Отделы, цеха и другие структурные подразделения предприятия.

Какие документы отправляются в вышестоящие инстанции?

Практически каждое предприятие находится в подчинении каких-либо организаций (районных, ведомственных, региональных, а также министерств).

Исходящая корреспонденция, отправляемая в эти учреждения, может представлять собой отчеты, рапорты, планы на месяц, квартал, год, ответы на запросы.

Как правило, она оформляется на утвержденных стандартных бланках либо на обычных листах с логотипом предприятия.

Не все, но многие предприятия сотрудничают с организациями, находящимися в их подчинении. Это могут быть исполнительные органы, филиалы, мелкие фирмы и прочие. Отправляемая им корреспонденция может представлять собой директивы, приказы, уведомления, положения, предписания, учебные материалы.

Она также оформляется на бланках или обычных листах с логотипом предприятия. Кроме того, инструкции и учебные материалы могут иметь вид брошюр и методичек, но к ним должны прилагаться указания на стандартных бланках или сопроводительные письма с печатями и подписями.

Если таковых нет, то сами методички и брошюры должны иметь печать предприятия-отправителя и подписи ответственных лиц.

Документация для фирм-партнеров

Как правило, в данном случае речь идет о поставщиках, реализаторах и клиентах. Отправляемая им корреспонденция – это заказы, уведомления о получении товара, претензии, рекламные проспекты, сообщения об изменении каких-либо условий договора или контракта, деловые предложения.

Следует заметить, что рекламные материалы, прайс-листы, поздравления, приглашения, например, на презентацию регистрировать не нужно.

Такой вид исходящей корреспонденции имеет место на предприятиях, где существует 2 и более отдела, цеха, подразделения. В таких случаях руководящее звено издает приказы, постановления, руководства, инструкции и подобные документы, которые рассылаются по отделам и цехам. Тогда для руководителей и администрации такая корреспонденция будет исходящей, а для цеха или отдела – входящей.

Правила оформления журнала

Независимо от того, куда отправляется документ, он обязательно подлежит учету. Для этого существуют журналы регистрации исходящей корреспонденции. Во времена, когда не существовало компьютеров и интернета, такие журналы велись от руки. Они могли иметь произвольный вид. Использоваться могли общая тетрадь, книга учета, блокнот.

Главное, журнал должен был иметь прошитые листы, чтобы их нельзя было вырвать. Кроме того, их требовалось пронумеровать. На титульном листе журнала указывалась дата, когда он был заведен. Раньше требовалось страницы прошивать нитками, их концы заклеивать листом бумаги, на который нужно было ставить печать и подпись ответственного лица.

Также на этом листке проставлялось общее количество пронумерованных страниц. Исправления не допускались.

Сейчас прошивание журнала нитками сохраняется при регистрации особо важных документов, имеющих финансовую или юридическую ценность.

Страницы в журнале нумеруются на большинстве предприятий.

Когда заполняется последняя строка журнала, проставляется дата его окончания. Хранится он от 3 до 5 лет. Это зависит от вида корреспонденции, в нем регистрируемой. Особо важными считаются судебные постановления, финансовые счета, долгосрочные договора и тому подобное. Утилизировать журнал можно только в том случае, если каждый из записанных в нем документов утратил свою юридическую силу.

Компьютер в помощь!

В наш век компьютерных технологий трудно найти делопроизводителя, расчерчивающего журнал входящей и исходящей корреспонденции от руки. Сейчас существует определенная программа, позволяющая распечатывать бланки или вести учет в компьютере. Чтобы ею воспользоваться, нужно иметь:

  • Компьютер с программами MS Office, MS Excel.
  • Принтер.
  • Сканер.
  • Компьютерную электронную почту.
  • Штамп такого вида: «Вход. №_______, «____» ___________20___г.» Его можно набрать вручную или приобрести готовый.

Далее нужно зайти в программу, скачать нужный бланк и начинать с ним работать. Можно распечатать бланк, сделать множество ксерокопий, сшить их. Получится журнал, в котором нужно будет делать записи от руки. Можно не распечатывать, вести регистрацию прямо в компьютере. Как правило, так ведется учет документов, за которые не требуется расписываться.

Сколько нужно журналов?

Чаще всего на предприятиях ведется один журнал исходящей корреспонденции. Однако некоторые организации, имеющие множество партнеров и других адресатов, могут заводить несколько подобных журналов, например, такие:

  • Для регистрации корреспонденции, отправляемой сторонним организациям и для документов внутри предприятия.
  • Для писем, отправляемых отечественным компаниям и зарубежным.
  • Для документов, предназначенных определенным организациям (например, в центральное управление, министерство и так далее) и всем остальным. Это делается для удобства ведения документооборота, но любой журнал оформляется по единому стандарту.

Кроме того, в некоторых организациях заводят отдельные журналы на каждый вид документации. Например, для регистрации исходящих приказов, бухгалтерских распоряжений, уведомлений, методичек, жалоб клиентов, протоколов и так далее. Для учета таких документов могут применяться бланки с другими графами.

Как вести записи в журнале

Следует сказать, что формы бланков примерно одинаковые для учета всех видов исходящей корреспонденции. Образец, демонстрирующий, какое должно быть оформление, приведен в нашей статье.

Вверху каждой страницы имеется «шапка» с графами:

  • Порядковый номер записи, он же проставлялся на документе.
  • Дата отправления.
  • Название документа (например, «Отчет о проделанной работе»).
  • Краткое содержание (буквально пара предложений, также можно проставлять номер документа).
  • Наименование учреждения, куда отправляется корреспонденция.
  • Подпись ответственного лица, ведущего регистрацию.
  • Способ отправления (обычной или электронной почтой, факсом). Этот пункт добавился с появлением новых технологий. Раньше его в журналах регистрации корреспонденции не было.
  • Если отправляется ответ на запрос или отчет об исполнении, в журнале следует отмечать номер документа, на основании которого создано отправляемое письмо. Также обязательно нужно указывать данные об исполнителе (ФИО, должность).
  • Количество экземпляров. Иногда отдельно выделяется графа, в которой проставляется число страниц в экземпляре.
  • Примечание. Здесь указывается информация, не вошедшая в предыдущие графы.

Если исходящий документ не является ответом на запрос или отчетом, в графах об исполнении и ответственном лице ставятся прочерки.

В наше время практически не изменились содержание и заполнение журнала исходящей корреспонденции. Образец представлен выше.

Входящая корреспонденция

Письма и документы могут поступать на предприятие из таких источников:

  1. Вышестоящие инстанции.
  2. Нижестоящие организации.
  3. Фирмы-партнеры.
  4. Другие учреждения, не относящиеся к предыдущим пунктам (милиция, банки, суды, частные граждане и так далее).
  5. Внутри предприятия входящая корреспонденция может поступить из администрации или другой структурной единицы, например, из бухгалтерии.

Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут составлять корреспонденцию из организаций, указанных в первых трех пунктах.

Документами из других учреждений могут быть повестка какому-либо сотруднику, исполнительный лист, решение суда, иск, жалоба или заявление частного лица и так далее.

Бумаги, представляющие документооборот внутри предприятия, могут быть самыми разными: приказы руководства, распоряжения, инструкции, предписания, нормативы, правила техники безопасности, уведомления и так далее.

Работа с поступающим документами

Необходимо вести не только учет исходящей корреспонденции, но и входящей. Журнал, где регистрируются поступающие на предприятие письма, оформляется по тем же правилам, что и для отправляемых документов.

Разница состоит в «шапке» на бланках. В ней должны быть такие графы:

  • Порядковый номер. Он же проставляется на документе.
  • Дата получения.
  • Организация, направившая документ.
  • Каким образом он получен (по факсу, по электронной почте или обычным письмом).
  • Название документа.
  • Количество экземпляров.
  • Куда направлен документ (цех, отдел либо название папки).

Образец одной из форм журнала входящей корреспонденции представлен ниже.

Если входящим документом является распоряжение или методическое указание руководства, поступившее в цех (отдел) для исполнения, в журнале регистрации обязательно указывается, кто является ответственным лицом, а также проставляются отметка об исполнении, дата и подпись исполнителя.

Кто ведет учет?

Регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию может любое ответственное лицо, назначенное начальником. В таком случае этот вид трудовой деятельности должен быть включен в его должностную инструкцию либо утвержден приказом руководителя предприятия.

Как правило, делопроизводством в организациях занимается секретарь. Кроме того, выполнять регистрацию корреспонденции может работник канцелярии или администратор (в небольших компаниях).

В некоторых организациях учетом корреспонденции занимаются два сотрудника – составитель и секретарь.

В цехах и отделах также ведется учет поступившей и отправляемой документации. Занимается этим сотрудник, которому данный вид деятельности вменен в обязанности приказом руководства.

Как нужно правильно вести учет входящей документации?

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции – дело не трудное, но ответственное. Учету подлежат все документы, поступившие на предприятие. Если они пришли из организаций, на них обязательно должны быть печать и подпись руководителя.

Иногда требуется и подпись ответственных лиц, например, главного бухгалтера, если это счет, выставленный предприятию.

На письмах от частных лиц, например, объяснительных или претензиях, может стоять только подпись человека, который этот документ составил.

На большинстве предприятий со всей входящей корреспонденцией должен ознакомиться руководитель, чтобы быть в курсе производственных процессов.

Он сам решает, что делать с поступившими документами – принять к исполнению, ознакомить с информацией причастных лиц или просто подшить бумагу в папку.

Поэтому секретарь, зарегистрировав в журнале поступившую корреспонденцию, предоставляет ее начальнику. Тот на каждом документе ставит отметку, в какой отдел он должен быть направлен.

На основании этого «вердикта» секретарь в журнале регистрации входящей корреспонденции отмечает в соответствующей графе дальнейшую «судьбу» каждого письма.

Например, новое положение о расчете премии может быть направлено в бухгалтерию, методические указания по ТБ – в техотдел, а претензия от гражданина Иванова в отдел контроля качества продукции.

На этом работа секретаря с входящей документацией заканчивается.

Как вести учет исходящей корреспонденции?

Выше мы рассмотрели, какие бумаги могут относиться к данному виду документации. В некоторых организациях на отдельные запросы должен давать ответ секретарь-референт или составитель. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003.

12, такой документ оформляется на специальном бланке или на чистом листе с логотипом предприятия. На любом деловом письме, отправляемом в организацию или частному лицу, должна стоять печать и подпись руководителя.

Как правило, секретарь должен сделать ксерокопию документа, которую необходимо подшить в нужную папку.

Регистрация исходящей корреспонденции осуществляется в соответствующем журнале.

Секретарь должен проверить, есть ли все необходимые печати и подписи, реквизиты своего предприятия и той организации, для которой составлен документ, проставить на нем номер, соответствующий тому, под которым он вносится в журнал, дату отправления, название папки, в которую подшита копия.

Если отправляемая корреспонденция является ответом на поступившее письмо, нужно проставить и номер, под которым оно было зарегистрировано. Отправлять документы необходимо в день, обозначенный в журнале регистрации.

Зачем нужен учет корреспонденции?

Некоторые люди, далекие от производства, полагают, что скрупулезная регистрация поступающей и исходящей корреспонденции – это лишняя работа, так называемое бумаготворчество. На самом деле учет корреспонденции выполняет такие функции:

  • Упорядочивает документооборот.
  • Обеспечивает своевременное реагирование на поступающие сигналы.
  • Рационализирует обмен информацией внутри производства.
  • Гарантирует эффективное участие компании во внешней экономической жизни.
  • Помогает быстро найти необходимый документ.

Важность этой работы очевидна, поэтому подходить к ее выполнению нужно ответственно.

Источник: https://FB.ru/article/400750/ishodyaschaya-korrespondentsiya-jurnalyi-registratsii-ucheta-obraztsyi-pravila-zapolneniya

➤ Журнал регистрации исходящих документов образец

Журнал регистрации исх корреспонденции образец

В статье объясним, как составить книгу учета исходящих документов самостоятельно, что писать в каждой графе журнала, и какие документы в него включать не нужно.

Скачайте полезные материалы: 

Для чего компания ведет журнал регистрации входящих и исходящих документов

Не всякий текст, даже распечатанный на бланке организации, обладает юридической значимостью. Чтобы деловая записка, письмо или инструкция стали документами, нужно заполнить обязательные реквизиты. Уникальные для каждого формата реквизиты устанавливает ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Перечень обязательных реквизитов и их расположение определяет формуляр документа. Формуляры приказа, служебной записки, входящего или исходящего письма различаются. Но у этих документов, как входящих, так и исходящих — есть несколько общих реквизитов. К их числу относится уникальный регистрационный номер

Шпаргалка от экспертов «Системы кадры». Обязательные реквизиты документов

Скачать шпаргалку полностью

Вы юридически подтверждаете, что получили документ или что создали и передали его адресату, когда проставляете на нем регистрационный номер. Деловая бумага, на которой его отметили, приобретает статус официального документа. Она становится объектом учета и контроля, который требует исполнения в зависимости от формата.

Компании важно контролировать, что документ получили или отправили, и что ему присвоили уникальный номер-идентификатор. Для этого ведут журнал входящих и исходящих документов.

Когда лучше вести журнал регистрации исходящих документов отдельно от журнала учета входящей корреспонденции

Книга учета входящих и исходящих документов может быть общей. Для этого нужно, чтобы в ней была возможность автоматизировать сортировку и поиск по запросам. Например, когда в компании мало корреспонденции и вести журнал можно в электронных таблицах Excel. 

Подсказка от экспертов журнала «Справочник секретаря». Как составить электронный журнал регистрации документов в Excel

Использовать подсказки экспертов

На предприятии, которое ведет активную переписку, документы регистрируют, контролируют и обрабатывают через автоматизированные системы. При этом пользователь может использовать и общий, и раздельные журналы регистрации.

Ведите разные журналы для входящей и исходящей корреспонденции, если вы фиксируете информацию о корреспонденции в бумажном виде. Так с меньшей вероятностью допустите ошибку, когда присваиваете документам уникальные номера. Кроме того, так будет легче обрабатывать информацию. 

Узнайте 5 важных нюансов учета входящих документов

Использовать отдельные журналы регистрации удобно во всех случаях. Вы будете быстрее находить нужные документы, организовывать оперативный учет и контроль, в режиме реального времени вести аналитическую и справочную обработку информации о документообороте. 

Кто ведет журнал регистрации исходящих документов

Выбор специалиста или отдела, который будет отвечать за журнал учета исходящих документов, зависит:

  • от организационной структуры компании;
  • численности персонала;
  • объема документооборота;
  • формы, в которой организован документооборот.

В крупных компаниях обычно есть отдельная служба по делопроизводству. Она и заполняет журнал регистрации входящих и исходящих документов. Если подразделение ведет активную переписку, по необходимости в нем так же назначают сотрудников, которые будут отвечать за документооборот и регистрацию входящих и исходящих документов.

В небольших компаниях книга регистрации исходящих документов может вестись штатным делопроизводителем. Иногда руководство вменяет секретарю обязанность по регистрации и ведению журналов учета. В таком случае, дополнительные задачи оплатят как за совмещение должностей.

Дополнительное соглашение к трудовому договору. Совмещение профессий

Скачать бланк допсоглашения

Сотрудник, которому поручили учет, может журнал регистрации исходящих документов образец скачать Excel через интернет. Но лучше самостоятельно разработать форму журнала, которая будет адаптирована к конкретным потребностям организации

Как оформить журнал регистрации исходящих документов

Унифицированной формы журнала учета исходящих документов нет. Поэтому каждый работодатель может использовать собственный бланк, который разработают и утвердят в учетной политике предприятия.

Книга учета должна содержать следующие сведения:

  • уникальный регистрационный номер, присвоенный документу;
  • дату регистрации;
  • формат документа — письмо, записка, информация;
  • данные адресата;
  • тему документа — краткое содержание;
  • количество экземпляров;
  • общее количество листов;
  • данные исполнителя.

Журнал регистрации исходящих документов: образец от экспертов «Системы кадры»

Журнал регистрации исходящих документов образец заполнения скачайте по ссылке в начале статьи >> 

Как вести журнал регистрации исходящей корреспонденции

Как правило, журнал ведут по годам. При регистрации номер исходящим документам присваивают с началом нового календарного года в порядке возрастания, начиная с единицы.

Нумерация может содержать и буквенную индексацию, в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной на предприятии.

В этом случае, буквенные индексы могут обозначать, например, подразделение, службу, индексы дел, в которые впоследствии подошьют документ. Датой документа считают день, когда он был подписан. 

Вопрос/ответКак правильно сформировать номер документа?Чаще всего индекс дела по номенклатуре дел включают в состав регистрационного номера при регистрации входящих и исходящих документов. Регистрационный номер исходящего документа может включать…Узнать ответ полностью

В остальных графах журнала учета исходящих документов указывают:

  • в графе «Адресат» — наименование юридического лица, которому отправляют документ и реквизиты получателя-физического лица: фамилию, инициалы, почтовый индекс;
  • в графе «Тема» или «Краткое содержание» — тему документа кратко;
  • в графе «Исполнитель» — фамилию и инициалы исполнителя, подразделение и контактный телефон.

В журнал учета можно включить и дополнительные графы. Однако это не получится сделать, если вы купили готовый журнал в магазине канцтоваров. Если разрабатываете собственную форму, можетедобавитьв книгу учета исходящей корреспонденции следующие графы:

  • «Примечание» — укажите любую дополнительную информацию о документе, которая поможет быстрее его идентифицировать и найти. В эту графу можно добавить, например, сведения о способе пересылки документа, количестве экземпляров или листов;
  • «Номер дела» — проставьте номер дела, в которое данный документ подошьют по окончании срока текущего хранения. 

Какие документы не вносят в книгу регистрации исходящих документов

К исходящему документу нужно приложить сопроводительное письмо, чтобы присвоить ему регистрационный номер и внести его в журнал учета. Не дают регистрационные номера и не учитывают в журнале следующую корреспонденцию:

  • почтовые отправления с пометкой «лично»;
  • информационные и рекламные буклеты, иные печатные издания;
  • поздравительные телеграммы, открытки;
  • договоры поставки, подрядных организаций, оферты;
  • первичные бухгалтерские и планово-финансовые документы;
  • коммерческие предложения.

Поэтому, если исполнители настаивают, чтобы эти документы зарегистрировали как исходящие, требуйте, чтобы они приложили к отправлениям сопроводительные письма. 

ИтогЖурнал регистрации исходящих документов нужен, чтобы подтвердить, что вы создали и отправили корреспонденцию адресату. Разработайте форму журнала сами, чтобы вносить в него сведения, которые соответствуют инструкции и положению о делопроизводстве вашей компании. Не вносите в журнал печатные издания, коммерческие предложения и договоры подряда. Если исполнители настаивают, что это нужно сделать, требуйте сопроводительные письма.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210878-jurnal-registratsii-ishodyashchih-dokumentov-19-m6

Журнал регистрации исходящих документов: образец скачать

Журнал регистрации исх корреспонденции образец

В процессе работы в каждой организации неизбежно образуются потоки корреспонденции, как входящей, так и исходящей. Для их систематизации удобно использовать журнал учета исходящих документов. В статье читайте, как его оформить, скачайте образец и бланк.

Зачем нужен журнал учета исходящих документов

Для приведения в порядок входящей и исходящей документации рекомендуется использовать журналы регистрации (образец можно скачать далее). В них фиксируется вся корреспонденция, которая приходит в организацию или отправляется адресату.

Факт получения писем очень важен, поэтому их регистрация проводится тщательным образом. В ряде случаев не менее важным является и учет отправки корреспонденции, будь то письмо, претензия или коммерческое предложение. Хотя ведение журнала не обязательно, он помогает сохранить целостность переписки и позволяет с легкостью структурировать документацию

Обратите внимание, что делать запись в книгу необходимо только после того, как документ будет подписан руководителем или иным ответственным лицом. Иначе, если бумагу не завизируют, может возникнуть путаница в нумерации корреспонденции. В некоторых ситуациях, наоборот, требуется резервация номера. Но к такой практике стоит прибегать как можно реже.

При большом массиве исходящей документации стоит разделять её на отдельные потоки. Например:

  • письма;
  • претензии;
  • коммерческие предложения;
  • иное.

Регистрации не подлежат:

  • бухгалтерские бумаги;
  • рекламные буклеты;
  • пригласительные и билеты на мероприятия;
  • поздравления и открытки.

Образец журнала регистрации исходящей корреспонденции

Законодательно утвержденной формы журнала регистрации писем не существует. Каждая компания вправе разработать бланк в соответствии со своими потребностями. Многие организации используют уже готовые книги, отпечатанные в типографии.

Как правило, табличная часть содержит следующие графы:

1. Регистрационный номер. Организация может использовать простую числовую нумерацию или более сложную, которая позволяет по номеру отследить месяц, год отправки, структурное подразделение или характер отправления. Стоит помнить, что по общим правилам документооборота с нового года нумерация начинается с начала.

2. Дата документа. Имеется в виду дата подписания и отправки.

3. Вид документа, краткое содержание.

4. Адресат. Указывают название ЮЛ, ФИО для граждан, название департамента, отдела контролирующих органов, проверяющих организаций и их почтовый адрес.

5. Количество направляемых листов, в том числе приложений.

6. Количество экземпляров.

7. Исполнитель. Вписывают фамилию и подпись отправителя.

8. Способ отправки. Указывают выбранный способ отправки – курьером, почтой, электронной почтой, лично, факсом, телефонограммой.

9. Дата отправки.

10. Входящий номер, который был присвоен адресатом при регистрации входящего письма. Данная графа заполняется только при наличии таких сведений.

11. Примечание.

Далее приведем образец журнала регистрации исходящей документации.

Требования к ведению журнала регистрации исходящих документов

При заполнении необходимо придерживаться элементарных правил документооборота. Книга, как и все документы такого рода, имеет 2 части:

  • титульный лист;
  • табличную часть.

Обложка должна содержать название компании, название журнала, а также дату начала и окончания его ведения. Вторая дата проставляется только по завершении данного тома. Описание содержания табличной части мы привели выше.

В целом книга регистрации должна состоять из однообразных листов. Она прошивается. При использовании “самодельных” журналов они подшиваются в общие папки после использования. Типографские образцы хранятся отдельно.

Страницы в обязательном порядке сшиваются и нумеруются. На последней странице сшивка пломбируется. Ставится печать и подпись руководителя компании. Указывается число листов в томе.

Во время заполнения журнал хранится у ответственного за его ведение сотрудника. После окончания переносится в архив компании. Срок его хранения определяется сроком хранения документов, в него включенных.

На практике часто разделяют журналы документов с длительным сроком хранения (до 75 лет) и с малым сроком (около 3-5 лет) на разные тома. При этом на них ставят соответствующие отметки. Длительного хранения требуют, например, справки для сотрудников о характере работы, вредности и прочие.

Такое разделение позволит не держать в быстром доступе не нужные в повседневной работе бумаги.

Использование журнала учета исходящих документов позволяет систематизировать отправляемую корреспонденцию. В любой момент возможно проконтролировать факт отправки и найти необходимое письмо.

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1098697-19-m9-jurnal-registratsii-ishodyashchih-dokumentov

Примеры регистрационных журналов Форма журнала входящих документов

Журнал регистрации исх корреспонденции образец

ДатапоступленияРегистрационныйномерКорреспондент(автор)ДатадокументаНомердокументаКраткоесодержаниедокумента
123456
Резолюция или кому направлен документДополнительныесведения о документеРаспискав полученииОтметкаобисполнении
ИсполнителиЗаданиеСрокиспользованияАвторрезолюцииДатапостановкирезолюции
7891011121314

Форма журнала регистрации исходящих документов

ДатапоступленияРегистрационныйномердокументаКорреспондент(получатель)КраткоесодержаниедокументаКемподписан документИсполнительДополнительныесведения о документеОтметкаобисполнении
12345678

Форма журнала регистрации внутренних документов

ДатапоступленияРегистрационныйномердокументаКраткоесодержаниедокументаКемподписан документИсполнительДополнительныесведения о документеРаспискав получениидокументаОтметкаобисполнении
12345678

ПРИЛОЖЕНИЕ 9

Пояснение кзаполнению регистрационных формдокументов

РеквизитыПояснение к заполнению
Автор(корреспондент)При регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) – автора документа.При регистрации отправленных документов записывается название организации (лица) – корреспондента.Допускается применение сокращенного названия организации.
Название видаЗаполняется в соответствии с названием вида регистрационного документа. При регистрации писем графа может не заполняться.
Дата документаДата, присвоенная документу организацией-автором, переносится с поступившего или отправляемого документа.
Индекс документаИндекс, присвоенный документу организацией- автором, переносится с поступившего или отправляемого документа.
Дата поступленияДата переносится из отметки о регистрации (регистрационного штампа)
Индекс поступленияИндекс переносится из отметки о регистрации поступившего документа. После исполнения дополняется номером дела по номенклатуре и другими индексами по соответствующим классификаторам.
Заголовок документа (краткое содержание)Переносится заголовок, сформулированный на документе; при его отсутствии формулируется, исходя из основного содержания документа.
Отметка об исполненииДата и индекс ответного документа или краткая запись решения вопроса по существу с указанием даты или срока исполнения.
Отметка о направлении документа в делоУказывается индекс дела по номенклатуре дел, дата и подпись ответственного исполнителя.

ПРИЛОЖЕНИЕ 10

Лицеваясторона РКК

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Корреспондент
Дата поступления и индекс документаДата и индекс документа
Краткое содержание
Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении документа

Оборотнаясторона РКК

Контрольные отметки (ход исполнения)
Фонд № Опись № Дело №

ПРИЛОЖЕНИЕ 11

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник: https://StudFiles.net/preview/6326853/page:14/

Образец Журнала регистрации входящей и исходящей корреспонденции

Журнал регистрации исх корреспонденции образец

Для чего необходимы журнал регистрации входящих документов и журнал регистрации исходящей корреспонденции? На первый взгляд неопытному специалисту может показаться, что эти документы — формальность и бюрократический пережиток. Но на практике быстро подтверждается, что скрупулёзная фиксация всех входящих и исходящих писем очень полезна организации. Рассказываем, для чего необходимы журналы регистрации корреспонденции и как их правильно вести.

Для чего нужен журнал регистрации писем в организации

Журнал регистрации корреспонденции — входящей и исходящей — есть в любой организации. Но не все хорошо понимают его важность для документооборота. Между тем документальная фиксация всех поступающих писем и обращений жизненно необходима.

Регистрация входящих и исходящих писем:

  • служит подтверждением отправки и получения писем, обращений, жалоб и заявок;
  • помогает руководителю контролировать своевременность отправки и предоставления ему корреспонденции;
  • помогает быстрее ориентироваться в архиве за предыдущие месяцы, быстрее находить документы за предыдущие месяцы;
  • запись краткого содержания в специальной графе помогает восстановить письмо в случае утраты;
  • может стать доказательством отправки заявления или обращения в контролирующие органы для предъявления претензии о несвоевременном ответе;
  • помогает в судебных разбирательствах.

Таким образом, зарегистрировать письмо важно по нескольким причинам. Журнал учета не предполагает единую унифицированную форму, хотя рекомендуется придерживаться правил оформления, представленных в следующих разделах. В некоторых канцелярских магазинах можно найти готовые многостраничные журналы — это отличный вариант для тех, кто ведёт записи на бумаге.

Срок хранения журналов входящей и исходящей корреспонденции составляет 5 лет. Однако, если возможности архива позволяют, следует хранить их бессрочно.

Перед сдачей в архив на журналах ставят штамп с печатью организации и указанием количества листов.

Журналы регистрации входящих и исходящих документов можно вести в привычном бумажном виде или вносить данные в таблицу Excel

Образец Журнала регистрации входящей корреспонденции

Входящая корреспонденция — это письма, заявки, обращения, жалобы и прочие документы, которые поступают в организацию от клиентов, деловых партнёров и государственных учреждений.

Все они регистрируются в порядке поступления в день поступления: если письмо пришло 21 марта, необходимо зарегистрировать его именно с этой датой.

Точно также каждому обращению в порядке очередности присваивается индивидуальный номер.

Обработка входящей корреспонденции входит в обязанности секретаря. Этот сотрудник вносит данные о поступивших документах, сортирует их и доводит до адресатов — руководителя, его заместителей или начальников отделов. Секретарь же отслеживает своевременность ответов на письма (конечно, если они предполагаются).

Каждую неделю он просматривает заполненный журнал, выписывает реквизиты обращений, на которые ещё нет ответа и доводит информацию до ответственных лиц. Когда ответ отправлен, в специальной графе в журнале пишут реквизиты исходящего письма. Такой подход позволяет держать документооборот под полным контролем.

Журнал регистрации входящей корреспонденции включает следующие графы:

  1. Порядковый номер.
  2. Дата, совпадает с днём поступления документа в компанию. Если письмо пришло в конце рабочего дня и не содержит срочной информации, допускается зарегистрировать его утром следующего дня. Если документ срочный, регистрируется без промедления.
  3. Номер входящего документа. Собственный номер, то есть тот, который в порядке очередности присваивает секретарь организации.
  4. Дополнительные реквизиты. Некоторые секретари добавляют графу с информацией о дате и регистрационном номере отправителя. Это не обязательный пункт.
  5. Вид документа. Если это имеет значение для работы, можно указывать вид входящей корреспонденции — письмо, заявка, жалоба, информационный запрос. Такой приём может помочь секретарю проще отслеживать обращения, требующие срочного ответа. Необязательный раздел.
  6. Отправитель. Рекомендуется указывать наименование организации и того, в чьём лице она представлена (кем подписан документ).
  7. Краткое содержание. Рекомендуется фиксировать не только тему, но и конспектировать смысл письма. То есть не ограничиваться формулировкой «Об испорченной продукции», а раскрывать содержание — «О требовании компенсации за испорченную по вине контрагента ООО «Техно» продукцию в поставке №245 от 20 февраля 2019».
  8. Ответственный исполнитель. Если на письмо или жалобу предполагается ответ, секретарь дожидается назначения ответственного сотрудника и указывает его в журнале.
  9. Ответ. Когда ответ на обращение готов, в этой графе пишут реквизиты исходящего документа. После этого документ считается исполненным.
  10. Отметка о выдаче во временное пользование. Ещё один необязательный раздел. Требуется только в случае, если документы часто забирают из архива. Достаточно отметки о дате выдачи и получателе.

Несмотря на кажущуюся объёмность журнала, внесение данных по одному наименованию редко занимает больше 2 минут.

Скачать образец журнала входящей корреспонденции: Журнал регистрации входящих документов

Журналы регистрации документов ведёт секретарь организации

Бланк Журнала исходящих документов

Исходящую корреспонденцию, то есть документы, которые пишет и отправляет организация в ответ на поступившие обращения или по собственной инициативе, тоже нужно регистрировать в отдельном журнале. Дата регистрации и дата отправки должны совпадать (могут отличаться максимум на 1-2 дня, если речь идёт о несрочных данных).

Структура журнала исходящей корреспонденции очень похожа на содержание журнала для входящей корреспонденции:

  1. Порядковый номер.
  2. Дата.
  3. Номер.
  4. Адресат.
  5. Тема и краткое содержание. Как и в предыдущем случае, рекомендуется законспектировать смысл письма, а не ограничиваться заголовком.
  6. Исполнитель. Здесь указывают не только визирующего документ директора, но и «внутреннего» исполнителя.
  7. Количество оригинальных экземпляров.
  8. Способ отправки. Необязательный раздел, который, однако, может быть полезен при анализе качества разных способов доставки документов (почта, курьер, личная доставка).

Скачать образец реестра исходящих документов: Журнал регистрации исходящих документов

Журнал исходящих документов содержит почти те же данные, что и журнал входящей корреспонденции

Бумажный и электронный учет документации

В современных условиях нет необходимости вести учёт корреспонденции на бумаге от руки: более удобной может оказаться электронная таблица. Самый распространённый вариант — файл в Microsoft Excel или аналогичной программе.

Графы называют также, как в бумажной версии (смотрите предыдущие разделы). Дополнительное преимущество в том, что часть данных можно копировать, то есть ускорить заполнение. Нередко программа будет предлагать продублировать информацию из предыдущих строк.

Номера писем и их даты также могут присваиваться в автоматическом режиме. Всё это в совокупности упрощает работу секретаря.

Опасность только одна — потеря электронного файла. Если на компьютере произойдёт сбой или он вовсе сломается, есть риск потерять важную информацию. Однако этот недостаток легко преодолевается двумя путями:

  • одновременное ведение бумажного и электронного журналов — поможет в случае потери данных восстановить их по физическому дубликату (проще говоря, переписать заново из бумажного в электронный вид);
  • хранить файл не на компьютере, а в облачном хранилище в интернете, например в Google Docs (даже если на конкретном устройстве произойдёт сбой, данные не исчезнут, а будут доступны с других компьютеров).

Заключение

Регистрация входящих и исходящих документов — простая процедура, которая поможет компании держать делопроизводство под контролем. Для регистрации необходимы специальные журналы.

С их помощью можно отслеживать своевременность ответов, восстанавливать утраченные письма, предоставлять информацию контролирующим органам и суду.

Допускается использовать как бумажные бланки, так и вести электронную таблицу в Excel, Google Docs или аналогичной программе.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://biztolk.ru/organizatsiya-biznesa/dokumenty/obrazets-zhurnala-registratsii-vhodyashhej-i-ishodyashhej-korrespondentsii.html

Гуру в законе
Добавить комментарий