Специалист отдела делопроизводства обязанности

Должностная инструкция делопроизводителя

Специалист отдела делопроизводства обязанности

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции делопроизводителя, образец 2019 года.

На данную должность может быть назначен человек, обладающий начальным профессиональны мобразованием без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Не забывайте, каждая инструкция делопроизводителя выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать делопроизводитель. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

2. Делопроизводителем принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Делопроизводитель должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

— структуру предприятия и его подразделений;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

— законодательством РФ,

— Уставом организации,

— приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,

— настоящей должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно __________ (заведующему канцелярией, директору организации, начальнику отдела, др.)

6. На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Делопроизводитель:

1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

9. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

10. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

11. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

12. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:

1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:

— по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями;

— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности, критерии оценки качества исполнения трудовых обязанностей.

3. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих трудовых обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция делопроизводителя – образец 2019 года. Должностные обязанности делопроизводителя, права делопроизводителя, ответственность делопроизводителя.

Источник: https://hr-portal.info/job-description/dolzhnostnaya-instruktsiya-deloproizvoditelya

Кто такой делопроизводитель

Делопроизводитель — кто это и в чем его функции? Данный вопрос имеет высокую актуальность, поскольку многие люди даже не подозревают о существовании данной профессии. Несмотря на этот факт, рассматриваемая должностная позиция имеется в каждой организации.

Как правило, делопроизводитель работает с большим количеством различных документов. В его обязанности входит регистрация всех документов в журналах учета, их сортировка и архивация.

Информация о каждом документе вносится в специальные регистрационные журналы с целью систематизации документооборота и упрощения поиска нужной информации.

Рассматривать вопрос о том, в чем заключается работа делопроизводителя лучше всего на практических примерах. Давайте представим себе крупную компанию, где трудится более нескольких сотен человек.

В кадровом отделе такой компании содержатся личные документы всех работников. Данные документы должны быть зарегистрированы в специальных журналах. Далее, сведения из этих журналов переносятся в электронную базу данных.

Именно эта задача выполняется делопроизводителем.

Как показывает практика, представители данной профессии имеют высокую востребованность в судебных органах. В подобных учреждениях размер документооборота может достигать невероятных размеров. Также данная должностная позиция имеется во многих справочных службах, юридических агентствах, нотариальных конторах, промышленных предприятиях и других учреждениях.

Отличие от секретаря

Если рассматривать данный вопрос поверхностно, то найти отличие практически невозможно. Дело в том, что на небольших предприятиях данные должности совмещаются в одну позицию.

Должностная инструкция секретаря делопроизводителя включает в себя функции как кадрового работника, так и представителя секретариата.

Рассматривать различия между секретарем и делопроизводителем следует на примере крупных компаний.

Важно обратить внимание на то, что в крупных организациях может быть предусмотрено несколько вакансий на каждую из позиций.

В некоторых фирмах должность делопроизводителя может включать задачи секретаря или офис-менеджера

Для начала давайте разберем обязанности секретаря. Данное должностное лицо максимально приближенно к руководящему звену компании. В сферу обязанностей представителей данной профессии входят различные функции.

К ним можно отнести обработку входящих звонков и корреспонденции. Помимо этого, секретарь занимается приемом посетителей и составляет рабочий график руководства компании.

Этому должностному лицу может быть поручено исполнение различных просьб руководства и доверены функции контроля выполнения трудовых обязательств других работников.

Говоря простым языком, секретарь является «правой рукой» генерального директора. Нужно понимать, что представители этой должности имеют множество различных функций.

В отличие от секретарей, делопроизводители занимаются исключительно работой с документами. В сферу их полномочий не входит общение с людьми или прием звонков.

Как показывает практика, некоторые руководители поручают секретарям ведение деловой переписки и контроль за корреспонденцией. Однако эти обязанности являются прямой функцией делопроизводителя.

Деятельность делопроизводителя

Многие предприниматели, желая сэкономить определенную сумму финансовых средств, нанимают одного работника, который берет на себя функции делопроизводителя и секретаря.

Данный подход является в корне неправильным, поскольку ведет к снижению результативности трудовой деятельности работника.

Подобные шаги допускаются только для субъектов малого бизнеса, где штат персонала составляет менее тридцати человек.

Итак, давайте разберем, чем занимается рассматриваемое должностное лицо в организации крупного размера. Первоочередной обязанностью делопроизводителя является контроль документооборота.

Телефонная работа и исполнение поручений руководителя может стать препятствием для выполнения вышеперечисленных функций.

Нужно отметить, что данные сотрудники занимаются не только контролем документооборота, но и формированием архива компании.

Должностные обязанности

Круг обязанностей представителей рассматриваемой профессии тесно взаимосвязан со спецификой деятельности компании. Как уже было сказано выше, данные работники занимаются приемом и регистрацией входящей корреспонденции.

Все поступающие документы должны быть рассортированы по степени значимости. Во время сортировки следует учитывать, в какой именно отдел направлено поступившее письмо.

Время от времени делопроизводителю приходится отвечать на письма контрагентов, контролирующих организаций и прочих инстанций.

Делопроизводители нужны любой крупной компании, архиву, образовательному или культурному учреждению, справочной службе, а также многим другим организациям

Делопроизводитель — должностные обязанности:

  1. Формирование электронной базы документов.
  2. Регистрация всех локальных документов и исходящих актов в специальном реестре.
  3. Контроль выполнения распоряжений, содержащихся в приказах руководства.
  4. Распространение информации, содержащейся в распорядительной документации среди работников компании.

Организация делопроизводства имеет важную роль в крупных компаниях с развитой внутренней структурой. Большие корпорации создают целое подразделение, куда набираются работники, которые будут заниматься сортировкой документов. Важно обратить внимание на то, что функциональные обязанности данных работников могут различаться.

Функциональные обязанности данных работников включают в себя выдачу и заверение копий различных актов и бланков. Помимо этого, делопроизводители отвечают за организацию хранения деловых бумаг и корреспонденцию. В некоторых фирмах, которые взаимодействуют с зарубежными контрагентами, делопроизводителям поручается перевод входящих писем.

Права

Как и каждый человек, ведущий трудовую деятельность, данное должностное лицо имеет права, охраняемые государством.

Каждый представитель рассматриваемой профессии имеет право на ознакомление с распорядительными актами, касающихся трудовой деятельности.

Помимо этого, сотрудникам предоставляется право подавать заявку на рассмотрение проектов, направленных на систематизацию рабочего процесса. Очень важно, чтобы подобные проекты не противоречили правилам, изложенным в должностной инструкции.

Сотрудники, занимающие данный пост, имеют полное право требовать от других работников документы, содержащие информацию, необходимую для исполнения поручений руководства или прямых должностных функций. Руководитель каждой организации должен оказывать непосредственное содействие данным работникам и своевременно отвечать на все заявки, поступающие из отдела делопроизводства.

Ответственность

Разбирая вопрос о том, что делает делопроизводитель, следует уделить особое внимание уровню ответственности данного должностного лица. Ненадлежащее исполнение трудовых обязательств может стать причиной штрафных санкций от руководства.

Также следует сказать о том, что представители рассматриваемой профессии несут ответственность за соблюдение правил, установленных внутри компании, охраны труда и дисциплины.

Нарушение данных правил может повлечь за собой не только лишение премиальных выплат, но и увольнение.

Отдельного внимания заслуживает ситуация, связанная с распространением конфиденциальных сведений и коммерческой тайны. В этом случае, работодатель имеет законное право обратиться к правоохранительным органам или в суд для защиты своих интересов.

Должностные обязанности делопроизводителя зависят от сферы деятельности и величины компании-работодателя

Требования к работнику в данной должности

Как показывает практика, для того чтобы получить данную вакансию соискателю, необходимо иметь высокий уровень профессиональной квалификации. Большинство работодателей предпочитают зачислять в штат только тех работников, что имеют высшее образование.

Особое внимание при поиске кандидатов уделяется уровню профессиональных навыков и теоретических знаний. Нужно сделать акцент, что помимо профессиональных качеств, особое внимание уделяется и личным качествам.

Человек, претендующий на данную должность, должен иметь великолепную память, хорошее терпение и самообладание.

Работа в сфере делопроизводства требует соблюдения дисциплины, аккуратности, эмоциональной устойчивости и педантичности.

Ниже представлен примерный список квалификационных запросов, что предъявляются к претендентам на данную должность:

  1. Наличие высшего образования. Крупные компании предпочитают брать на данную должность специалистов в области архивоведения и документоведения.
  2. Наличие профессиональных знаний. Главным требованием к кандидатам является знание порядка оформления и регистрации актов, свидетельств и других документов, навыки формирования реестров и архивирования бланков.
  3. Умение создавать грамотную связь между несколькими отделами компании.
  4. Практический опыт в рассматриваемой сфере.
  5. Умение общаться на иностранных языках. Подобные требования выдвигают организации, взаимодействующие с иностранными контрагентами.

Каждый человек, занимающий рассматриваемую должность, должен уметь применять в своей трудовой деятельности различные нормы, регламентирующие порядок документооборота внутри компании. Ведение подобной трудовой деятельности подразумевает четкое исполнение правил, установленных государственными инстанциями и контролирующими органами.

Кроме профессиональных навыков, делопроизводитель должен быть аккуратным, внимательным и усидчивым

Выводы (+ видео)

В данной статье была рассмотрена должностная инструкция делопроизводителя. По мнению специалистов, сотрудники, представляющие данную профессию, имеют широкую востребованность на рынке труда.

На сегодняшний день во многих образовательных учреждениях, введены курсы «Документоведения и архивоведения».

Наличие практического опыта и высокой квалификации позволяет представителям данной профессии зарабатывать крупные суммы денежных средств.

Источник: https://ktovbiznese.ru/spravochnik/kadry/dolzhnostnaya-instruktsiya/deloproizvoditel-dolzhnostnye-obyazannosti.html

Специалист по делопроизводству обязанности

Специалист отдела делопроизводства обязанности

Утверждаю: Должность руководителя, утверждающего должностную инструкцию: __________________ Ф.И.О. «__» _____________ 200_ год

2. Квалификационные характеристики

2.1. Делопроизводитель должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

— структуру предприятия и его подразделений;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации вычислительной и оргтехники;

— основы законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности.

2.2. Делопроизводитель должен уметь:

— пользоваться современными техническими средствами обработки информации, коммуникаций и связи, вычислительной техники.

3. Должностные обязанности

3.1. В своей деятельности делопроизводитель обязан:

3.2. Соблюдать регламентирующие документы, указанные в п. 1.4.

3.3. Соблюдать требования охраны труда, установленные законодательством и иными правовыми актами, а также правилами и инструкциями по охране труда.

3.4. Немедленно извещать своего непосредственного или вышестоящего руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае, происшедшем на производстве или об ухудшении своего здоровья.

3.5. Выполнять служебные поручения своего руководителя точно и в установленный срок.

3.6. Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в структурные подразделения.

3.7. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки или создавать банк данных.

3.8. Вести картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.

3.9. Отправлять исполненную документацию по адресатам.

3.10. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.

3.11. Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.

3.12. Готовить и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив.

3.13. Обеспечивать сохранность и конфиденциальность проходящей служебной документации.

3.14.

Кто такой делопроизводитель? Обязанности работника

Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

3.15. Обеспечивать порядок в канцелярии, требовать от сотрудников обеспечения порядка и тишины.

3.16. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать их в архив.

3.17. Копировать необходимые для работы документы.

4. Права

Делопроизводитель имеет право:

4.1. Требовать в пределах возложенных на него обязанностей от непосредственного руководителя создания условий для работы и обеспечения всем необходимым для выполнения своих обязанностей.

4.2. Знакомиться с решениями руководства предприятия, касающимися его деятельности.

4.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

4.4. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

5. Ответственность

Делопроизводитель несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

5.2. За достижение поставленных перед ним целей и задач.

5.3. За невыполнение приказов, распоряжений и указаний вышестоящего руководства в части, его касающейся.

5.4. За совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

5.5. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.

5.6. За неразглашение коммерческой тайны.

5.7. За недостоверную информацию, предоставляемую руководству.

6. Критерии эффективности деятельности делопроизводителя

6.1. Своевременное получение и отправление корреспонденции подразделениям и сторонним организациям.

6.2. Качественное выполнение должностных обязанностей.

7. Взаимоотношения

Делопроизводитель:

7.1. Взаимодействует со всеми работниками, руководителями подразделений и руководством организации по вопросам, входящим в его компетенцию.

7.2. Взаимодействует с представителями сторонних предприятий, организаций, учреждений по вопросам, относящимся к его компетенции.

Разработал: Наименование должности _____________________ Ф.И.О. подпись Согласовано:

Согласование инструкции зависит от того, кто ее утверждал. Если ДИ утверждает генеральный директор, то, как правило, она согласовывается с директором по персоналу, возможно согласование с начальником юридического управления.

С инструкцией ознакомлен: Делопроизводитель: ___________________ /Ф.И.О./ «__» _____________ 200_ год подпись

Источник: https://u-bags.ru/%D1%81%D0%BF%D0%B5%D1%86%D0%B8%D0%B0%D0%BB%D0%B8%D1%81%D1%82-%D0%BF%D0%BE-%D0%B4%D0%B5%D0%BB%D0%BE%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B8%D0%B7%D0%B2%D0%BE%D0%B4%D1%81%D1%82%D0%B2%D1%83-%D0%BE%D0%B1%D1%8F%D0%B7/

Должностная инструкция инспектора делопроизводителя

Специалист отдела делопроизводства обязанности

– Коммерческое право – Должностная инструкция инспектора делопроизводителя

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя Организации, осуществляющие широкий спектр деятельности, как правило, могут себе позволить содержать в штате и секретаря, и делопроизводителя. Однако небольшие предприятия, которые не отличаются большим количеством работников, как правило, объединяют эти две должности в одну – секретарь-делопроизводитель.

Секретарь – это служащий, основной обязанностью которого является обеспечение работы руководителя предприятия с организационной и документационной точки зрения. Здесь прослеживается конкретика в должностных обязанностях.

Если к работе секретаря прибавить функции делопроизводителя, то круг деятельности расширится: сотрудник должен будет отвечать за обработку документации всего учреждения.

Общие положения 1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.1.3.

Внимание

Делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору / начальнику документационного обеспечения организации / заведующему канцелярией.1.4. На время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.1.5.

На должность делопроизводителя назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание делопроизводства, программ Microsoft Office.1.6.

Вести работу по созданию справочного аппарата по документам,обеспечивать их удобный и быстрый поиск. 3.7. Готовить и сдавать в архив предприятия документальныематериалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку иликомпьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранениев архив.

3.8.
4.2.

Вносить на рассмотрение руководства предложения посовершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренныминастоящей инструкцией. 4.3. Получать от руководителей структурных подразделений,специалистов информацию и документы по вопросам, входящим в егокомпетенцию.

4.4.

Основные должностные обязанности делопроизводителя

Важно

Еще здесь нужно прописать квалификационные требования к соискателю на вакансию и порядок назначения и снятия с должности, а также варианты замещения сотрудника в случае его отсутствия.

  • Функции и задачи.Раздел содержит перечисление основных направлений деятельности делопроизводителя. Как правило, к таковым относится прием и обработка документации.

Помимо этого речь может идти об организации хранения и учета бумаг.

  • Должностные обязанности.Должностные обязанности делопроизводителя зависят в большинстве своем от размеров предприятия и наличия/отсутствия автоматизированных систем, технических средств и т. д. Чем организация больше по размерам, тем вероятнее, что в ее штате несколько должностей делопроизводителей, за каждым из которых закреплена своя сфера деятельности.
  • Например, один отвечает только за входящую документацию, второй за архивирование и т. д.

    Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией. 3.6. [Вписать нужное]. 4. Ответственность Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет ответственность: 4.1.

    За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации. 4.2.

    За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
    4.3.

    За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации. 4.4.

    Должностная инструкция инспектора-делопроизводителя

    Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению (заведующего . канцелярией, начальника отдела документационного обеспечения) 1.4.

    Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, должен знать: — нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии; — основные положения Единой государственной системы делопроизводства; — структуру предприятия и его подразделений; — стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; — порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов; — основы организации труда; — правила эксплуатации вычислительной техники; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда.

    — . 1.5.

    Должностная инструкция старшего инспектора-делопроизводителя

    Речь, в частности, идет о дисциплинарной и материальной ответственности, административной, а в некоторых случаях даже уголовной.

    Важно! В связи с тем, что делопроизводитель работает практически со всеми документами компании, при трудоустройстве с ним может быть заключено соглашение о неразглашении коммерческой тайны, которая станет ему известна.

    Несоблюдение пунктов этого документа может привести к тому, что служащий будет наказан вплоть до применения мер уголовной ответственности.

    Для справки: законодательство РФ не содержит обязательных требований к составлению должностных инструкций делопроизводителя относительно количества и названия разделов документа. Именно поэтому уполномоченные лица вправе вносить изменения в текст инструкции, убирая или добавляя различные его части по своему выбору.

    Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:- нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению делопроизводства на предприятии;- Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка;- приказами и распоряжениями руководства;- настоящей должностной инструкцией. 2. Должностные обязанности делопроизводителя Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:2.1.

    Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.2.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.2.3.

    Важно! Если делопроизводитель по каким-либо причинам отказывается подписывать документ, об этом за подписью сотрудника отдела кадров составляется соответствующий акт, в котором отражается нежелание сотрудника знакомиться с должностной инструкцией. Копия акта подшивается в личное дело служащего. Должностная инструкция делопроизводителя Должностная инструкция делопроизводителя состоит из следующих разделов.

    1. Общие положения.В этой части документа указывается наименование должности и структурного подразделения – места работы делопроизводителя в соответствии с утвержденным в организации штатным расписанием.

    Должностная инструкция инспектора делопроизводителя скачать

    Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет персональную ответственность за: — состояние учета и регистрации документов, указанных в п.

    1 раздела 2 настоящей должностной инструкции; — формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, подготовку их к последующему хранению и использованию; — .

    Должностная инструкция разработана в соответствии с (наименование, . номер и дата документа)

    Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия) (подпись) » » 20 г. СОГЛАСОВАНО: Начальник юридического отдела (инициалы, фамилия) (подпись) » » 20 г.

    Источник: https://prodhelp.ru/dolzhnostnaya-instruktsiya-inspektora-deloproizvoditelya/

    Специалист по документообороту – должностная инструкция

    Специалист отдела делопроизводства обязанности

    — Организация бизнеса — Кадры — Должностные инструкции — Должностные обязанности специалиста по документообороту

    Развитие экономики провоцирует неизбежное увеличение информационных потоков и объем составляемой в хозсубъекте документации.

    Причем, все документы должны составляться согласно законодательным нормам, храниться в оптимальных условиях требуемое количество лет, поскольку документооборот считается важным элементом управления организацией. Именно поэтому многими штатными расписаниями предусмотрена такая должность, как специалист по документообороту.

    Кто это такой, какие требования предъявляются к нему при трудоустройстве, какие обязанности вменяются и за что он несет ответственность? Об этом и не только далее.

    Общие сведения о профессии специалист по документообороту

    Специалист по документообороту (по организационному и документационному обеспечению, менеджер по работе с документами, документовед или делопроизводитель, как его еще называют) – штатная единица, занимающаяся организацией документооборота в хозсубъекте.

    В его компетенцию входит оформление документов, их регистрация, ввод в электронную базу данных, контроль выполнения указанных в них предписаний, а также хранение. В мелких и средних бизнес-субъектах этим может заниматься один работник, в крупных – разные.

    С 1 июля 2016 года на территории РФ действует Федеральный закон, регламентирующий порядок разработки профстандартов, и ст. 195.2 действующего ТК, регулирующая механизм их применения.

    Профессиональный стандарт – акт, синтезирующий ряд положений, касающихся различных направлений деятельности. Чаще всего, он распространяется не на одну должность, как, например, профстандарт №447, актуальный не только для документоведов, но и для библиотекарей, библиографов, служащих, принимающих и информирующих посетителей, либо профстандарт № 1044.

    Хотя на сегодняшний день применение управленцем вышеприведенных стандартов при поиске работников на должность специалиста по документообороту носит рекомендательный характер, положения стандартов стоит учитывать:

    • при разработке должностной инструкции специалиста по документообороту;
    • при организации собеседования с соискателем на эту должность, его дальнейшего обучения и оценке полученных знаний;
    • на более высоком уровне — при формировании политики кадров, расчете тарификации на работу, разработке механизма выплаты трудового вознаграждения.

    Эти два профстандарта документоведа позволяют:

    • грамотно сформулировать название должности;
    • предъявить требования к образованию, опыту, навыкам и умениям соискателя;
    • сформировать перечень его трудовых функций.

    Согласно им, на должность специалиста по документообороту соответствующим распоряжением административного лица назначается лицо, имеющее:

    • высшее, неполное высшее или среднее специальное образование,
    • стаж аналогичной работы от полугода.

    Соискатель должен знать:

    • систему организации делопроизводства;
    • схемы документооборота, нормы хранения, архивирования, ревизии, уничтожения документации, а также сроки и порядок ее передачи на хранение в архив;
    • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
    • порядок составления номенклатуры и описей дел, установленной отчетности;
    • организационную культуру и нормы делового этикета;
    • правила и нормы охраны труда и техники безопасности, санитарии и противопожарной защиты;
    • структуру хозсубъекта и его руководящий аппарат;
    • порядок применения средств вычислительной и организационной техники;
    • правила работы с программами Microsoft Office и базами данных хозсубъекта.

    От него требуется умение владеть справочно-правовыми и автоматизированными учетными, регистрационными и контролинговыми системами, а также применять современные информационно-коммуникационные технологии для ведения документооборота.

    В своей деятельности специалист по документообороту, относящийся к категории технических исполнителей, должен следовать:

    • правовым актам различного уровня, иным руководящим материалам по ведению делопроизводства на хозсубъекте;
    • Уставом хозсубъекта;
    • локальной инструкции по делопроизводству и работе архива;
    • административным распоряжениям и приказам;
    • ПВТР;
    • разработанной должностной инструкции (в случае ее отсутствия – положениям трудового договора).

    Должностная инструкция предоставляется будущему сотруднику для ознакомления до начала выполнения им обязанностей. После анализа ее пунктов он ставит на ней свою подпись, подтверждая согласие с вменяемыми обязанностями, имеющимися правами и границей ответственности в случае их игнорирования или нарушения.

    Обязанности и ответственность специалиста по документообороту

    В течение рабочего дня специалист обязан:

    • принимать и обрабатывать входящую корреспонденцию;
    • сортировать ее по критерию необходимости регистрации, регистрировать требуемое;
    • подготавливать документацию для рассмотрения управленцем;
    • согласно его резолюции передавать ее на исполнение и контролировать его ход;
    • разрабатывать номенклатуры дел;
    • проверять правильность оформления документов и наличие отметки об их исполнении перед формированием в дело;
    • контролировать своевременность подшивки документов в дел;
    • оформлять регистрационную картотеку или вести компьютерную базу данных документов;
    • проводить информационно-справочную работу;
    • обрабатывать и отправлять исходящие бумаги;
    • создать удобную и эффективную поисковую систему;
    • составлять протокол работы комиссии по подготовке бумаг к хранению, акт о выделении к уничтожению бланков, не подлежащих хранению;
    • подготавливать и передавать архивариусу описи документов, законченных делопроизводством;
    • выполнять частные поручения непосредственного начальства при условии, что они не идут вразрез с нормами закона.

    Работник в рамках трудового, административного, уголовного и гражданского законодательства ответственен за:

    • игнорирование или неподобающее выполнение вышеприведенных обязанностей;
    • игнорирование локальных положений, касающихся сохранности конфиденциальных сведений и коммерческой тайны;
    • саботаж ПВТР, ТБ и противодействия огню, рабочей дисциплины.

    Права менеджера по работе с документацией

    Данный работник вправе:

    • запрашивать у административного аппарата проекты утвержденных им решений для дальнейшего ознакомления с ними;
    • доносить до администрации предложения по улучшению своей работы и требовать содействия в ее выполнении;
    • получать от иных штатных единиц необходимую для выполнения своего функционала информацию.

    (5 голос., 4,40 из 5)
    Загрузка…

    Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/dolzhnostnye-obyazannosti-spetsialista-po-dokumentooborotu.html

    Специалист по документообороту, делопроизводитель: обязанности, навыки, должностная инструкция

    Специалист отдела делопроизводства обязанности

    В работе каждого предприятия есть масса документов. Каждый рабочий процесс оформляется письменно, скрепляется печатями, подписями. И все документы нужно правильно учитывать, хранить, грамотно составлять.

    Справиться со всем этим бумажным потоком помогает специалист по документообороту. Поговорим об этой важной и нужной профессии максимально подробно.

    Делопроизводитель – кто это?

    Специалистов по документообороту, то есть всему документационному обеспечению предприятия, также принято называть делопроизводителями, документоведами, менеджерами по работе с документами.

    Именно такой сотрудник будет заниматься оформлением, регистрацией, введением в базу данных всех документов предприятия. Он же обеспечит правильное хранение документации в сроки, предусмотренные законодательством.

    На крупном предприятии делопроизводителей может быть несколько, ведь поток документации велик. На средних предприятиях документовед обычно один, а в небольшой компании эти обязанности зачастую берет на себя бухгалтер.

    В России с 2016 года начал действовать ФЗ, который регламентирует порядок разработки профессиональных стандартов. Кроме того, следует руководствоваться статьей 195.2 Трудового кодекса.

    Важно

    Для делопроизводителей применяется профстандарт №447, он распространяется также на библиотекарей. Можно также использовать профстандарт №1044.

    Отметим, что вышеперечисленные стандарты носят рекомендательный характер, но их следует учитывать в следующих случаях:

    • в ходе разработки должностной инструкции делопроизводителя;
    • во время собеседования с претендентом на должность;
    • в ходе формирования всей кадровой политики предприятия, в частности, механизма выплат вознаграждения за труд, расчете тарифов.

    Кроме того, существующие два профессиональных стандарта делопроизводителя помогут правильно назвать должность, а также предъявить необходимые требования к соискателям такого рабочего места.

    Навыки претендента на пост специалиста по документообороту

    Соискатель должен досконально знать:

    • Схемы документооборота и систему организация делопроизводства в целом.
    • Нормы хранения документов, сроки передачи в архив и порядок этого процесса.
    • Правила уничтожения документов и ревизии.
    • Стандарты унифицированной распорядительной и организационной документации.
    • Технику безопасности.
    • Порядок составления описей, номенклатур, отчетности.
    • Структуру хозяйствующего субъекта и особенности его документооборота.
    • Работать с базами данных и программами Microsoft Office.
    • Деловой этикет, составление официальных писем на различные темы.

    Следует понимать и помнить, что сейчас от делопроизводителя требуется не только абсолютная грамотность, умение составлять документы по всем правилам и без ошибок. Нужно обладать опытом работы с информационными технологиями, ведь сейчас многие документы оформляются в электронном виде. А базы данных ведутся только в специальных программах.

    Два важных требования к претенденту на пост документоведа:

    • среднее специальное, неполное высшее или же высшее образование;
    • стаж на аналогичном месте не менее шести месяцев.

    Работая специалистом по документообороту, нужно руководствоваться:

    • ПВТР.
    • Должностной инструкцией или положениями трудового договора.
    • Уставом предприятия.
    • Правовыми актами и руководствами по делопроизводству, принятыми на различных уровнях.
    • Инструкцией по работе архива и делопроизводству.
    • Приказами и распоряжениями администрации компании.

    Важно

    С должностной инструкцией, обязательно под подпись, будущий сотрудник должен ознакомиться еще до начала работы. Претендент должен понимать, чего ждет от него компания, он письменно подтверждает, что согласен со всеми указанными в должностной инструкции требованиями и понимает свою ответственность.

    Должностные обязанности специалиста по документообороту

    Специалист по документообороту ежедневно должен:

    • Принимать всю входящую корреспонденцию и обрабатывать ее.
    • Сортировать входящие документы по важности, регистрировать все, подлежащие регистрации.
    • Подготовить документы, которые должны срочно просмотреть представители руководства, управленцы предприятия.
    • Контролировать ход документа, переданного, согласно резолюции начальника, к исполнению.
    • Разрабатывать номенклатуры дел.
    • Перед тем, как отправить документ в дело, проверить правильность его оформления и наличие отметки о том, что он был выполнен.
    • Подшивать документы в дела, следить за сроками данного процесса.
    • Вести компьютерную базу документов или картотеку (это сейчас уже редкость).
    • Обрабатывать и отправлять адресатам исходящие документы.
    • Создать эффективную систему поиска нужных документов, заниматься информационной и справочной работой.
    • Составлять протоколы комиссий, следящих за подготовкой бумаг к хранению.
    • Составлять акт уничтожения документов, которые закон хранить не требует.
    • Передавать с описью документы на хранение в архив.
    • Выполнять другие приказы руководителей, если они не противоречат законам.

    Делопроизводитель несет ответственность:

    • За саботаж рабочей дисциплины, техники безопасности и ПВТР.
    • За игнорирование своих обязанностей или ненадлежащее их выполнение.
    • За игнорирование положений и норм, касающихся коммерческой тайны и конфиденциальности информации.

    За эти нарушения специалист по документообороту может отвечать в рамках административного, гражданского и уголовного кодексов. Все зависит от тяжести и вида нарушения.

    Права специалиста по документообороту

    Делопроизводитель в процессе своей работы имеет право:

    • Предлагать улучшить свою работу, вносить какие-то изменения в процесс, направленные на повышение его эффективности.
    • Потребовать у администрации проекты решений, которые уже были утверждены.
    • Требовать от других сотрудников сведения и документы, необходимые для нормальной работы предприятия и выполнения должностных обязанностей.

    Заключение

    Как видим, делопроизводитель или специалист по документообороту очень важен для обеспечения нормального процесса деятельности предприятия. Без него будет очень сложно разобраться в потоке писем, предложений, договоров, следить, как и где хранится тот или иной документ.

    Любому достаточно крупному предприятию требуется менеджер по документам, чтобы было с кого спросить за потерянную бумагу или неотправленное вовремя письмо, доверить всю документацию.

    Источник: https://finach.ru/specialist-po-dokumentooborotu-dolzhnostnye-objazannosti-i-prava/

    Гуру в законе
    Добавить комментарий