Информационное письмо о мероприятии

Email – гибкий инструмент, что позволяет использовать его не только для стандартных проморассылок. Существует несколько видов email рассылок, грамотное применение которых позволит получить максимальный эффект. В их числе:

• Триггерные;
• Транзакционные;
• Промописьма;
• Информационные.

Поскольку далеко не все знают о том, что такое информационные письма, мы решили вам о них рассказать подробнее.

Это сообщения, целью которых не является непосредственно продажа товара или услуги компании.

Они содержат полезную для получателя информацию, а значит, их будут открывать! Что в этом случае происходит? Увеличивается доля активных читателей, а значит, улучшается качество контактной базы.

Вашему бизнесу нужны такие письма не только по описанной выше причине. Пусть это не очевидно на первый взгляд, но цель их использования – увеличение конверсии от email канала.

У некоторых компаний стратегия маркетинга целиком выстроена на информационных письмах. Но чаще их используют комплексно, вместе с проморассылками.

В таком случае удается сделать продажи менее агрессивными, получатели писем успевают отдохнуть от коммерческих предложений, но при этом не забывают о существовании компании.

Несмотря на то, что информационные письма обычно не содержат call to action типа “купи здесь и сейчас”, из них тоже приходят на сайт пользователи, которые становятся реальными клиентами.

Как информационные письма превращают подписчика в клиента

Что нужно, чтобы у получателя email письма возникло непреодолимое желание приобрести товар или воспользоваться услугами компании? Эксклюзивный товар или лучшая цена.

Но сделать предложение от которого трудно отказаться, возможно не всегда, так как конкуренты тоже не сидят, сложа руки, изучают рынок и в любой момент могут снизить цену или расширить ассортимент.

Чтобы купили именно у вас, необходимо завоевывать доверие аудитории, и для решения этой задачи стоит использовать емейл рассылки информационных писем. Поскольку общаясь с подписчиками на интересные им темы вы тем самым зарабатываете авторитет и лояльность.

О чем писать в информационных письмах

Письма такого рода должны содержать полезный и интересный для пользователя контент. Повод для отправки информационного письма можно найти всегда. Это может быть:

• Новостная рассылка, еженедельный или ежемесячный дайджест:

Пример дайджеста:

• Сообщение с презентацией новых материалов вашего блога, если такой имеется у вас на сайте (если нет – нужно срочно завести):

• Полезные рекомендации из серии “how to”, руководство пользователя. В таких письмах полезной будет gif анимация. Как говорится, лучше 1 раз увидеть, чем 100 раз услышать. Кроме того, показывая на анимированной картинке как выполнить ту или иную операцию, вы не только донесете мысль до адресата, но и избавите себя от необходимости использования пошаговых пространных описаний всего процесса:

• Анонсы мероприятий, которые собирается проводить ваша компания.

Например, мы отправляли письмо-приглашение на email conference с составом спикеров и программой конференции. В футер этого сообщения добавили блок со ссылкой на документ с аргументами “почему стоит посетить эту конференцию”, который получателям оставалось только скачать, внести название своей компании / имя руководителя/ свои данные и показать лицу, принимающему решение:

• Интересные материалы, которыми вы хотите поделиться с вашими подписчиками:

• Важные для клиента изменения на рынке, в отрасли и т.д.:

• Данные исследований в вашей отрасли:

• Занимательные истории, связанные с использованием аналогичного продукта:

Информационные письма, приведенные выше в пример, показывают, что спектр применения данного инструмента достаточно широк.

В каком бизнесе работают информационные письма

Практически все компании, независимо от того, работают они в сфере В2В или В2С могут использовать информационные письма, адаптировав их контент в зависимости от особенностей продукта.

Основным видом коммуникации данный вид писем является для таких сфер деятельности как:

• Новостные и развлекательные порталы. В данном случае такие письма работают на удержание аудитории, подогревают интерес и не дают подписчику о вас забыть.

• Компании, работающие в сфере образования. Для этого бизнеса информационные письма значат очень много. Делясь знаниями с подписчиками, вы поддерживаете интерес к вашему проекту и привлекаете аудиторию на ваши платные мероприятия, курсы, семинары, проводимые как онлайн так и офлайн.

• Консалтинговые компании. Ситуация кажется парадоксальной, но несмотря на то, что за свою экспертизу сотрудники таких компаний планируют получать деньги, существенный объем полезного контента нужно отдавать бесплатно. Почему? Во-первых, подписчики при желании смогут найти то, что им нужно на просторах интернета, так лучше пусть они находят его именно в ваших емейл рассылках, а во-вторых, когда им нужно решить конкретную задачу и потребуется ваш уникальный опыт, то обратятся именно к вам.

• Для медицины и фармацевтики. Информационные письма – хороший инструмент для продвижения новых медикаментов. В частности, сообщения с описанием нового препарата, его эффективности и особенностей применения можно отправить на группу врачей соответствующего профиля. В примере, приведенном ниже, в письмо добавлены три кнопки CTA: эффективность, безопасность, удобство. Второе информационное письмо об этом препарате будет посвящено той характеристике, которую выбрал пользователь в предыдущем сообщении, кликнув по кнопке.

Во всех этих сферах общение с подписчиками создает компании репутацию эксперта и формирует доверие аудитории.

В дальнейшем, когда подписчик видит коммерческое предложение от компании, с письмами которой он хорошо знаком, ему легче принять решение о покупке.

И если возникает необходимость воспользоваться товаром или услугой определенного рода, то за покупкой обратятся с большей долей вероятности к продавцу, которому доверяют.

Информационные письма отправляют даже компании, работающие в сфере онлайн и оффлайн ритейла. Письма интернет-магазинов привлекают броским дизайном и анимацией:

Интернет магазин Zlato.ua сообщил своим подписчикам о розыгрыше и попросил поддержки:

У этой компании есть и другие информационные письма, теперь уже с интересными сведениями, которые помогут подписчикам при выборе ювелирных изделий:

На самом деле задачей этого конкретного письма была все-таки продажа: в его конце, уже после интересных и вдохновляющих фактов о бриллиантах, можно увидеть карточки товара. Но на первый план выступает информационная составляющая, и письмо получатели открыли именно из любопытства и желания узнать больше о бриллиантах и украшениях с ними.

Особенности создания информационных писем

Если сделать шаблон оформления информационных писем в нашем адаптивном редакторе заранее и сохранить блоки в личной библиотеке, в дальнейшем создание емейл сообщения не будет занимать у вас много времени. Все, что вам потребуется – это подготовить релевантный контент и красиво его преподнести.

Адаптивность письма нельзя недооценивать. По данным исследований портала Blue Hornet 70% потребителей сразу удаляют те сообщения электронной почты, которые некорректно отображаются на мобильном устройстве. Поэтому готовое письмо стоит протестировать, и только когда вы убедитесь, что оно выглядит хорошо, можно отправлять его через сервис рассылок

У нас есть профессиональные секреты, как оформить письмо, чтобы оно достигло цели, и мы готовы поделиться с вами этой информацией, чтобы ваши рассылки стали еще более эффективными.

Элементы информационного письма и актуальные варианты их оформления

Отправитель. Это первое, что увидят ваши подписчики, и во многом имя отправителя повлияет на готовность открыть письмо.

Информационные письма можно отправлять от имени компании, как и проморассылки, или же можно подобрать для них другой адрес, например, личный емейл менеджера по работе с клиентами, с корпоративным доменом, разумеется.

Последний трюк используют также и для триггерных писем, чтобы получатель почувствовал особое к себе отношение.

. Всего несколько слов, которые адресат увидит еще до открытия письма, и по ним будет определена целесообразность прочтения вашего сообщения. Поэтому над формулировкой темы стоит хорошенько подумать. Есть несколько рекомендаций, которые могут пригодиться для ее составления:

• Вам наверняка есть что рассказать получателям, но парадокс заключается в том, что тема должна быть краткой. Сформулируйте основную мысль лаконично.
• Первые 3 слова должны быть самыми емкими и информативными, так как именно их увидят получатели, просматривая письма в папке «Входящие».
• Подчеркните ценность информации для получателя.
• Если контекст позволяет, упомяните название компании.

Ниже приведены в качестве примеров темы информационных писем:

• Полезные обучающие статьи, мероприятия и новости от Solomoto;
• 5 советов о еде, которых вы не знали;
• Бесплатные вебинары по защите бухгалтера и экономии на налогах;
• Digital Digest #12-13-14. Главные цифровые новости весны;
• Приглашение на Friend’s Day и новое в блоге;

Шапка. В ней должен содержаться ваш логотип, чтобы письма были узнаваемыми. Добавьте в верхней части письма меню, чтобы сделать удобным переход в нужный раздел сайта прямо из письма. Можно использовать сразу под шапкой узнаваемый основной баннер, по которому получатели смогут безошибочно идентифицировать вашу новостную рассылку:

Контент. Выделяйте заголовки и делайте отступы. Чтобы представленный в емейл сообщении текст (а его в информационном письме больше, чем в промо) воспринимался легко, важно расставить визуальные и смысловые акценты.

Футер. Хотите получить эффект вирусной рассылки? Добавьте в информационное письмо кнопки « с другом» или «Переслать». Не исключено, что подписчики ими воспользуются, особенно если контент был действительно интересным для вашей аудитории.

Если вы решили отправлять информационное письмо от лица представителя компании, а еще лучше, если автором письма является признанный эксперт в обсуждаемой теме, в футере можно разместить блок с его фотографией и контактной информацией. Такая подача привлечет внимание и повысит доверие к вашей компании. Например, вот футер письма от кулинарного портала:

Эти простые советы относительно того, как оформить информационное письмо, сделают ваше сообщение стильным и запоминающимся, оно будет выделяться на общем фоне и не останется незамеченным.

Не письмами едиными … можно информировать

Информационными могут быть не только письма. Программы для email рассылки предлагают своим пользователям и другие каналы коммуникации, например, СМС, Вайбер и web push. Поэтому смело можно экспериментировать.

В частности, для информационных рассылок хорошо подходят Push notifications. Этот канал позволит достучаться даже до той части аудитории, которая не слишком активно читает почту или вовсе не подписана на емейл сообщения.

Ниже приводится пример информационного Push уведомления:

Одно из преимуществ пуш сообщений – доступность данного канала. А еще – простота создания и отправки рассылки. Даже неподготовленный пользователь системы eSputnik легко справится с созданием пушей после ознакомления с инструкцией.

Дополняя емейл другими каналами, вы тем самым увеличиваете охват своей целевой аудитории. А вероятность того, что подписчик получит ваше сообщение и прочитает его, существенно увеличивается, так как вы предлагаете ему информацию именно в той форме и в том канале, где ему удобно с ней ознакомиться.

Наш сервис для емейл рассылки предоставляет возможность создания мультиканальных сценариев и комплексного использования сообщений разных типов для отправки информационных и промо уведомлений. Если вы еще не используете eSputnik на полную мощность, пришло время это сделать и получить максимум пользы для вашего бизнеса.

Источник: https://esputnik.com/blog/informacionnye-pisma-delimsya-poleznym-kontentom-i-vovlekaem-podpischikov

В письме обычно оформляется реквизит «приложение», в котором сообщается программа мероприятия.

Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу, поэтому в них используется формула личного обращения к адресату: «Уважаемый…!».

Пример оформления письма-приглашения:

Письмо-уведомление

Письмо-уведомление — служебное письмо, содержащее официальную информа-цию каком-либо мероприятии или действиях, имеющих отношение к адресату. Письмо-уведомление близко по назначению и содержанию письму-сообщению, письму-извеще-нию или приглашению.

Пример оформления письма-уведомления

Письмо-сообщение

Письмо-сообщение – служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящее из одного-двух предложений.

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

— «Сообщаем Вам, что…»;

— «Доводим до Вашего сведения, что…»;

— «Считаем необходимым поставить Вас в известность о…».

Письмо-сообщение оформляется на бланке письма.

Эти письма содержат информацию рекламного характера, которую отправитель желает донести до клиентов или партнеров (как действующих, так и потенциальных).

При необходимости в письмах информационного характера указываются нормативные документы или выдержки из них. Несмотря на то, что образец информационного письма и бланки для него находятся в свободном доступе, можно использовать собственные формы в конкретной организации.

Как правильно оформить

[ads-pc-3] [ads-mob-3] За исключением основного текста, который может содержать любую информацию на усмотрение отправителя, весь документ в целом составляется согласно определенным правилам. В частности, такой документ должен содержать следующие реквизиты:

• данные адресата (его имя или название организации);
• заголовок письма;
• указание исполнителя в контексте основной информации и сам текст письма;
• контактные данные отправителя;
• его подпись с расшифровкой.

Несмотря на то, что такой документ в большинстве случаев рассылается от лица руководителя компании или организации, он не обязан ставить свою подпись на таких документах лично. Более того – в случае, если предполагается массовая рассылка или отправление по электронной почте, ставить личную подпись на каждом экземпляре затруднительно или невозможно.

В таких ситуациях можно обойтись факсимиле, как вариант – письма может подписывать секретарь или другое уполномоченное лицо.

Приводятся конкретные детали о мероприятии (о времени, месте и условиях), имеющие целью привлечь к участию получателя письма.

Образец письма-извещения

Учебный центр «Папка» приглашает Вас принять участие в семинаре по теме «Перспективы налогового администрирования крупнейших налогоплательщиков».

Семинар будет проводиться 08.02.2014 в 11-00 в здании ГОУ «Калининградская академия государственной службы» по адресу: г. Калининград, ул. Гагарина, 127. Программа семинара прилагается. Регистрация участников будет проводиться с 10-00.

Просим предварительно подтвердить Ваше согласие об участии в течение пяти дней.
Важно По всем вопросам обращайтесь в наш офис или по телефону 246-54-22.

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Письмо-уведомление – несет в себе официальную информацию, представляющую ценность для адресата.

Образец письма-уведомления

ООО «Миленка» уведомляет об изменении с 15.09.2014 банковских реквизитов и почтового адреса. Юридический адрес остался прежним.

Банковские реквизиты: …новые полностью. Почтовый адрес: …новый.

На этом давайте сейчас завершим.

Продолжение с новыми образцами информационных писем обязательно последует.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА.

• В левом верхнем углу указывают номер и дату, которая прописывается в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
• Затем следует собственно текст – это и есть основное содержание документа. Обычно он начинается с фразы: «Настоящим уведомляем Вас о том, что…». Далее в одно или несколько предложений прописывают суть уведомления (нередко используют нумерованный список).
• При необходимости после текста прописывают приложения – список документов, которые прилагаются к сообщению.
• Далее автор-отправитель указывает свою должность, название компании, ставит печать и подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы).

Можно выделить довольно много видов информационных писем.

Основным их назначением является информирование собеседника, что может предусматривать выполнение самых разных задач – уведомление, заявление, подтверждение намерений, сообщение рекламного характера (коммерческое предложение) и многое другое.

Извещение (уведомление)

Основная задача – уведомить клиента, партнера, коллег, сотрудников филиалов, других подразделений о важнейших событиях компании, ожидающихся в ближайшее время:

• смена директора, главного бухгалтера и др.

В зависимости от особенностей проводимых мероприятий или специфики отношений с адресатами письма-извещения могут либо только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, либо одновременно приглашать к участию с информированием об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь приложения, в качестве которых могут быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.

Письма-извещения и письма-приглашения составляют близкие разновидности писем.

Общим для них является то, что они содержат информацию о каком-либо мероприятии и одновременно приглашают принять участие в нем.

Различие между ними состоит в том, что приглашения, как правило, носят персональный характер, т.е.
обращены к конкретному лицу, а извещения характеризуются широковещательной направленностью.

Письма-извещения обычно рассылаются по списку, в связи с чем реквизит делового письма «Адресат» оформляется обобщенно (указывается категория адресатов: «Руководителям…», «Главным бухгалтерам…» и т.п.) или не оформляется вообще.

Письма-извещения подписываются либо руководителем организации, либо его заместителем, отвечающим за проведение мероприятия.

Обязательными реквизитами письма-сообщения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Пример оформления письма-сообщения

Письмо-предложение

Письмо-предложение – служебное письмо, направляемое потенциальному партне-ру с предложением о сотрудничестве в различной форме. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение(оферта).

Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным письмом.

Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информа-цию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информа-цию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

В письме уместна формула вежливости.
К тексту письма могут быть приложены доказательные убедительные материалы в виде соглашений, проспектов и т. д.

Образец информационного письма

Все рассмотренные письма в данной статье служат одной цели – информировать адресата по конкретному интересующему автора вопросу (вопросам). Для каждого вида приведен образец составления информационного письма.

Данные письма подготавливают в соответствии с общими требованиями делопроизводства: на фирменном бланке организации, все элементы письма (их еще называют реквизиты) указывают согласно существующим правилам.

Информационное письмо – передаются сведения официального характера.
Часто вышестоящая организация направляет в подчиненные ей отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых актов с рекомендациями по их применению. Поэтому они имеют типовой характер, рассылка ведется по списку (т.е. адресат в письме указывается обобщенно).

Посмотреть или скачать образец информационного письма.doc

Небольшое отступление от темы. Данный ресурс предназначен в большей части не для студентов, для которых имеет большое значение исключительно теоретические основы делопроизводства (правильно ответить на экзамене), а адресован, прежде всего, людям для оказания им помощи в практической деятельности по делопроизводству.

Я это к тому, что вам нет нужды разбираться в тонкостях отличий одного вида письма от другого.
Просто, скорее всего, вы хотели составить информационное письмо по сути, но в делопроизводстве оно классифицируется по-другому.

Какие и как это лучше сделать? Спасибо за ответ.

Здравствуйте! Перечень документов, необходимых для открытия ООО, надо узнать в налоговой инспекции. Всё зависит от вида деятельности, количества работников, системы налогообложения и др. условий. Запрос учредителю составляется в произвольной форме.

Здравствуйте.
Подкорректируйте. пожалуйста. письмо (являюсь представителем фирмы «А»): «Обращаем Ваше внимание, что в договоре №123 от 01.01.2017, заключённом между „А“ и „В“ на ремонт аппаратуры не указана сторона, предоставляющая контрольно-измерительные приборы на период проведения работ. Фирма „А“ готова предоставить представителям „В“ следующие приборы:…»

Спасибо.

Здравствуйте! Ваш вариант текста соответствует требованиям и стилю делового письма, можно оставить без корректировки.

Приветствую вас! Помогите пожалуйста написать письмо о добавлении ООО»Ромашка» в холдинг??!

Здравствуйте! Можно написать: «Извещаем Вас о вхождении ООО «Ромашка» в холдинг (название) с 01.10.2016».

Здравствуйте. Как правильно написать информационное письмо о переходе с ИП на ООО?

Здравствуйте! Поясните, пожалуйста, в чей адрес вы будете направлять это письмо.

Официальное письмо, содержащее определенные сведения о компании, ее деятельности или предстоящих мероприятиях, называется информационным. Текст такого документа составляется в произвольной форме, само письмо носит некоммерческий характер и призвано лишь донести до получателя какую-то информацию.

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Любое информационное письмо можно отнести к одному из четырех видов:

1. Рекламное – содержит информацию о предстоящих акциях и других событиях, а также полные или частичные данные об определенных услугах и товарах.
2. Письмо-сообщение – в таком документе получателя уведомляют о чем-либо. Как правило – это события, происходящие в компании: изменение графиков каких-то событий, смена ответственных лиц или руководства, новые цены на товары или услуги.
3. Напоминание – сотрудник или контрагент уведомляются о том, что к определенному сроку необходимо выполнить какие-то обязательства или действия.
4. Заявление – в таком информационном письме до сведения получателя доводится информация о намерении отправителя совершить определенные действия.

Нередко такие письма используются не по прямому назначению, а в качестве дополнительного маркетингового инструмента.

Информационное письмо

Информационное письмо (устар. циркулярное письмо) – служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организа-циям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться от-дельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Как правило, информацион-ные письма подписываются руководителем организации.

Информационное письмо оформляется на бланке письма.

Источник: http://dshi-isk.ru/informatsionnoe-pismo-o-meropriyatii

Как написать письмо уведомление

Несмотря на то, что любые деловые письма пишутся в произвольной форме, у них все-таки есть свой алгоритм составления.

Этого алгоритма придерживаются тогда, когда хотят получить гарантированный ответ.

Именно поэтому не стоит пренебрегать грамотным составлением писем – тогда есть шанс добиться озвученной в них цели!

Информационные письма. Понятие и значение

В общем виде информационные письма представляют собой способ передачи сведений официального характера.

Такой формат переписки – один из самых распространенных. Его применяют и государственные органы власти, и различные учреждения, и коммерческие структуры.

Информационные письма служат одной единственной цели – поставить в известность какое-то лицо, проинформировать его о каких-либо событиях.

Например, это может быть разъяснение о применении нормативных актов, передаваемое из вышестоящего органа в подчиненные структуры, о расторжении договора, и т.д.

Однако, несмотря на свой информационный характер, данные письма являются важными документами, а потому требуют грамотного составления.

Виды и основные правила составления

Информационные письма составляются в произвольной форме, но по общим для всех правилам:

• оформляются обязательно на бланке организации;
• к самому письму в качестве пояснений прикладывают различные приложения;
• как правило, письмо подписывает руководитель компании-отправителя.

Кроме того, информационное письмо должно содержать ряд обязательных реквизитов:

• наименование Адресата и его данные – адрес, телефон;
• наименование и справочные сведения (адрес, ИНН, телефон, электронная почта) отправителя письма;
• дата и номер документа (для регистрации корреспонденции и для последующей переписки);
• заголовок, расшифровывающий содержание письма;
• сам текст документа;
• указание на наличие приложений;
• отметка об исполнителе операции, о которой идет в письме речь, или о составителе документа, с которым можно связаться по указанным тут же телефонам;
• подпись ответственного лица или руководителя компании.

Это общие правила, которые распространяются на все виды информационных писем.

Однако содержание основного текста писем будет значительно отличаться в зависимости от цели и вида письма:

1. письма-сообщения. С их помощью автор информирует о фактах, которые интересны автору и адресату. Как правило, оформляется на 1 листе и начинается со слов: «Сообщаем вам…», «Доводим до Вашего сведения…». Являются ответом на другое письмо или оформляют чью-то инициативу;
2. письма-извещения. Основная цель таких писем – сообщение о проведении какого-либо публичного мероприятия, в частности, конференции, совещания, и т.д., с указанием места проведения, программы и прочих аналогичных сведений. Данные письма рассылаются широкому кругу лиц, а потому реквизит «Адресат» обычно не заполняется или заполняется общими фразами без ссылки на конкретное лицо. Например, «участнику конференции». Подписывается руководителем фирмы-устроителя мероприятия, либо уполномоченным лицом;
3. письма-уведомления. Такие письма содержат в себе информацию, которая представляет ценность только для адресата. Поэтому их содержание может уместиться на одном листе либо растянуться на несколько, и быть дополненным приложениями.

Эти информационные письма – основные виды. И самым распространенным из них считается письмо-уведомление, поскольку оно составляется на любые события, о которых необходимо уведомить другую сторону. Поэтому стоит более подробно остановиться на их оформлении.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

• для регистрации ИП
• регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

• Ведение бухгалтерии для ИП
• Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Основные правила составления писем-уведомлений

Помимо общих для всех информационных писем правил для каждого их подвида существуют свои собственные нюансы.

В частности, для писем-уведомлений эти нюансы состоят в следующем:

• в письме пишется обязательно его название – «Уведомление»;
• основной текст письма делится на две части. В первой части указывается причина составления письма, а во второй части – готовые решения, выводы, предложения;
• к письму-уведомлению часто оформляются приложения, о которых может идти ссылка и внутри документа и с общим указанием их количества в конце текста. В этом случае пишется слово «Приложения», после него ставится двоеточие и идет перечисление прилагаемых документов с указанием количества их экземпляров и листов. Например, «Приложение: трудовой договор №1 от 12.12.12 с Ивановым И.И. на 5 л., 2 экз.»;
• обязательно проставляется отметка об исполнителе. Она делается после подписей,в левом нижнем углу, с указанием фамилии, имени и отчества исполнителя, его телефона и даже названия структурного подразделения, где данное лицо работает.

Что касается основного текста письма-уведомления, то его содержание зависит от сути рассматриваемого вопроса.

Нюансы составления в зависимости от ситуации

Если письмо оформляется с цель оповещения о наличии задолженности, то:

• составляется на имя руководителя компании-должника;
• вручается лично для проставления отметки о получении, либо отправляется по почте с уведомлением. Но всегда дублируется по электронной почте;
• отправляется письмо на следующий день после окончания срока, предусмотренного договором для погашения долга;
• одновременно отправляется и акт сверки.

Первая часть – основание может оформляться следующими словами: «Уведомляем, что у Вас возникла задолженность перед ООО «Компания» по договору № от Числа по поставкам алкогольной продукции в адрес Вашей компании, осуществленных по накладным:  №… от …….. на сумму (в т.ч. НДС 18%).

Общая сумма Вашей задолженности на «Дату» перед ООО «Компания» составляет…. (в т.ч. НДС 18%).» А далее обычно указывается срок, в течение которого дается возможность для погашения долга, и то, что последует за нарушением этого срока.

Например, ставится дежурная фраза «В случае неисполнения указанных в данном письме требований мы будет вынуждены воспользоваться санкциями, предусмотренными в договоре № от Числа, в его пункте №».

Если уведомление оформляется на расторжение договора с поставщиком или покупателем, то:

• в первой части документа указывается информация о расторжении договора, реквизиты этого договора (наименование, №, дата и место составления), пункт, дающий право на расторжение;
• далее указывается основание для расторжения договора. Например, нарушения условий договора (и каких), и иные причины;
• указывается срок, с которого расторжение договора вступает в силу;
• и (или) предусматриваются условия для сохранения отношений.

Начинают письмо обычно так: «Согласно п.№ Договора № от Числа наша организация вправе расторгнуть с Вами указанный договор в одностороннем порядке в связи с …)».

Особенности составления данных видов писем рассмотрены в следующем видеоматериале:

При составлении письма-уведомления по поводу увольнения сотрудника это письмо должно быть обязательно вручено увольняемому под роспись. Если он отказывается принимать документ, то об этом составляют акт, который, в свою очередь, подписывают свидетели данного отказа.

Это будет считаться вручением уведомления. В самом письме обязательно прописывается основание увольнения. Например, «Сообщаем Вам, что заключенный между Вами и ООО «Компания» Договор № от Числа подлежит расторжению на основании статьи…. Трудового Кодекса РФ».

И далее указывается частная причина увольнения – прогул, сокращение, и т.д.

Письмо-уведомление о перепланировке помещения, не требующей получения специального разрешения на работы:

• носит обязательный характер;
• служит основанием для проверки на соответствие указанных в нем работ возможности реализовывать их без разрешения;
• пишется в произвольной форме, но с указанием проведенных работ, адреса их проведения, и со ссылкой на документ о праве собственности на объект, где проводилась перепланировка (или указывается договор социального найма).

Составляется данное письмо с целью внесения изменений в техпаспорт квартиры.

Оформляем правильно ответ на данный документ

Если письмо-уведомление требует по своему содержанию ответа, то при его оформлении обязательно:

1. делается ссылка на это письмо-уведомление – на его номер, дату и на название, раскрывающее суть вопроса;
2. указываются сведения об Адресате и отправителе – наименования, адреса, телефоны; номер и дата письма-ответа.

Само письмо могут начинать со слов: «Спасибо за Ваше предложение…», «В ответ на Ваше письмо сообщаем…», «Подтверждаем свою готовность…», и т.д.

Если в ответе оформляется отказ, то следует обязательно указать его причину.

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=7549

Составляем письмо-сообщение

Письмо-извещение о продолжении сотрудничества, информирование о сроке действия договора. Предметом такой переписки может стать рассказ о деятельности компании и ее продукции. В данной статье вы найдете правила и примеры составления писем-сообщений.

Деловое письмо-сообщение

Структура письма-сообщение в общих чертах совпадает со структурой классического делового письма – вступление, основная часть и заключение. В зависимости от содержания, адресации и цели данного вида послания, можно выделить несколько его разновидностей:

• извещение (например, о переносе даты переговоров);
• уведомление (изменении реквизитов или адреса);
• заявление (о намерениях);
• подтверждение (денежных средств или товара);
• напоминание (о соблюдении условий договора);
• рекламно-информационное  (о деятельности компании и предлагаемых товарах и услугах).

Нередки случаи, когда к сообщению прилагают сопроводительные материалы, содержащие более подробную информацию по теме, заявленной в самом послании. Это могут быть положения законодательных и других нормативно-правовых документов.

Подпись данного вида документа осуществляется либо руководителем организации, либо его заместителем, либо секретарем. Часто в случае отправки в большому количеству адресатов текст вообще оставляют без подписи или используют факсимиле.

Официальное письмо-сообщение

Официальное письмо-сообщение – информационный текст об определенных событиях, представляющих интерес как для автора, так и для адресата послания. Подобные послания могут быть двух типов: инициативные и ответные.

В соответствии с общими правилами оформления деловой переписки, текст сообщения печатается на бланке организации. Обязательно указание реквизитов как отправителя, так и получателя.

Далее следует заголовок и содержание основной части. Наличие заключительной части определяются размером и степенью детализации сообщаемой информаций.

Для кратких информационных сообщений наличие заключения не обязательно.

Справка

Текст начинается стандартной формулой:

1. Сообщаем (извещаем, уведомляем, информируем) вас о том, что…
2. Считаем необходимым сообщить…
3. Доводим до вашего сведения, что…
4. Считаем необходимым поставить вас в известность, о…

Если текст носит ответный характер, то первой фразой может стать:

• В ответ на ваше письмо, сообщаем…
• В ответ на запрос, извещаем…

Кроме того, текст может указывать на причины, по которым он был составлен. В этом случае можно использовать такие фразы:

• На основании устной договоренности между нами;
• В дополнение к вашему письму;
• В соответствии с договором, подписанным раннее;
• В целях дальнейшего согласования вопроса;
• Во избежание возникновения конфликтной ситуации;

В большинстве случаев текст послания составляется в произвольной форме. Характер стилистического изложения определяется коммуникативной традицией, установившейся в процессе письменного взаимодействия между партнерами – она может быть подчеркнуто официальной, а может – неформально-дружеской. Единого стандарта здесь не предусмотрено.

Справка

Письмо-извещение

Отдельную разновидность письма-сообщения представляет собой извещение. Это служебное послание, основной целью которого является донесении информации о времени и месте проведения различных публичных мероприятий: совещаний, конференций, заседаний, семинаров и т.п.

Рассылка извещений производится чаще всего большому количеству адресатов для привлечения их к участию в планируемом публичном мероприятии.

Кроме самого факта проведения мероприятия, его месте и времени, извещение может включать в себя информацию об условиях участия, порядке размещения, вступительных взносах, повестку дня, программу заседания, список участников, условиях проживания и любые другие необходимые сведения.

Извещения подписываются руководителями организации или их заместителями, которые несут ответственность за подготовку и проведение мероприятия. Если в организации публичного события принимают участие несколько организаций, то подпись на извещении ставят все руководители или лица, ответственные за проведение.

Письмо-уведомление 

Другая разновидность письма-сообщения, содержащая официальную информацию, имеющую значение для адресата, – уведомление. Уведомлять можно об изменении банковских реквизитов, почтового или юридического адресов, смене названия фирмы и т.п.

Образец письма-уведомления

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210933-qqq-17-m6-sostavlyaem-pismo-soobshchenie

Информационное письмо практически всегда составляется по единой схеме. Сначала необходимо уточнить адресата, который должен в первую очередь ознакомиться с этим документом, затем составить название и собственно текст обращения. На практике существует довольно много разновидностей информационного письма. Готовые примеры этого документа и правила его составления можно найти в статье.

Скачать образец и пример информационного письма можно в конце статьи.

Ранее мы приводили 5 примеров составления деловых писем, в дополнении к этой информации рекомендуем ознакомиться с ними, по этой ссылке.

Структура информационного письма: 5 обязательных разделов

Информационное письмо относится к одному из наиболее распространенных видов деловых писем. Его основная задача – передать конкретную информацию конкретному лицу:

• подчиненным;
• коллегам;
• партнерам;
• клиентам;
• потенциальным клиентам.

На практике принято соблюдать определенные требования к структуре и тексту документа. Он составляется только в официально-деловом стиле, отличается небольшим объемом (чаще всего 1 страница), отсутствием эмоционально окрашенных фраз и просторечных выражений. Обычно текст составляют по такому плану:

1. В верхнем правом углу прописывают должность и ФИО лица, которому адресовано сообщение. Обычно это главный директор предприятия, который в дальнейшем должен ознакомить с текстом письма всех работников либо часть коллег.
2. В левом верхнем углу указывают номер и дату, которая прописывается в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
3. Затем следует собственно текст – это и есть основное содержание документа. Обычно он начинается с фразы: «Настоящим уведомляем Вас о том, что…». Далее в одно или несколько предложений прописывают суть уведомления (нередко используют нумерованный список).
4. При необходимости после текста прописывают приложения – список документов, которые прилагаются к сообщению.
5. Далее автор-отправитель указывает свою должность, название компании, ставит печать и подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы).

В дополнении к этому материалу рекомендуем ознакомиться с образцом составления сопроводительных писем к документам, подробности смотрите здесь.

Виды информационных писем: 5 готовых образцов

Можно выделить довольно много видов информационных писем. Основным их назначением является информирование собеседника, что может предусматривать выполнение самых разных задач – уведомление, заявление, подтверждение намерений, сообщение рекламного характера (коммерческое предложение) и многое другое.

Подтверждение намерений

Это письмо может служить в качестве информационного повода «напомнить» о себе либо просто подтвердить намерения в ответ на запрос.

Например, компания ведет переговоры о заключении сделки, но в разное время по каким-то причинам периодически прерывала их.

В дальнейшем руководство пришло к выводу, что сделка действительно окажется выгодной, поэтому в адрес партнера можно направить письмо о подтверждении намерений.

Разъяснение

Такое письмо обычно поступает от государственных органов и ведомств – ФНС, ФАС, МЧС, Роструд и многие другие. По образцу этих документов собственное письмо может составить и компания. Основное назначение текста – детально разъяснить свою позицию при возникновении разногласий (либо для их предупреждения).

Напоминание

В таком письме партнер стремится предупредить другого партнера о завершении сроков перечисления аванса или окончательной оплаты по договору поставки, оказания услуг и т.п. Нередко составление этого документа становится последней мерой, после чего компания вынуждена обращаться в суд – соответствующее предупреждение также можно включить в состав текста.

Рекламное письмо (коммерческое предложение)

При составлении коммерческих предложений разрешается и даже приветствуется более неформальный стиль текста и оформления сообщения.

Основная задача документа – привлечь внимание собеседника и вызывать у него желание узнать о товаре или услуге больше, т.е. заинтересовать и побудить к контакту.

Ошибочно думать, что коммерческое предложение сразу способно «продать» товар. На самом деле его главная задача – «продать» встречу или телефонный звонок.

Скачать образец и пример информационного письма:

Скачать образец простого информационного письма для компании (word)

Пример информационного письма (word)

ссылкой:

(4 4,75 из 5)
Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/informacionnoe-pismo-obrazec-sostavleniya/