Что делать с больничным листом кадровику

Заполняем больничный лист — пошаговое руководство

Что делать с больничным листом кадровику

Больничный лист — официальный документ, без которого невозможно оформить социальные страховые выплаты работнику. Чтобы не ошибиться, внося данные, используйте образец заполнения больничного листа работодателем в 2019 году.

Если гражданин утратил трудоспособность из-за болезни (травмы) или заболевания члена семьи, он может рассчитывать на пособие. Для получения пособия и подтверждения уважительной причины неявки сотрудник предоставляет работодателю больничный, выданный доктором. Задача работодателя — заполнить свою часть документа, который разделен поперечной линией. Первую часть заполняет врач.

Ниже представлен актуальный официальный бланк больничного листа в 2019 г. Форма не менялась с 2011 года. Однако с 1 июля 2017 года медучреждения начали выдавать гражданам также листки временной нетрудоспособности в электронном формате. Поэтому теперь работник имеет право выбрать в какой форме получить листок: в привычной бумажной или в новой электронной.

Цвет бумажного бланка — голубой. Графы для заполнения оформлены клеточками под каждую букву или цифру светло-желтого цвета. На бумаге водяной знак для защиты от подделок. Оборотная сторона листка нетрудоспособности отведена для информации: как правильно заполнять бланк, каков порядок внесения данных.

На ней выведен большой логотип ФСС РФ — это и есть защитный водяной знак. Для большей защиты от мошенников номера листам присваиваются в произвольном порядке. Они расположены в правом верхнем углу, имеют уникальную комбинацию из 12 цифр и штрих-код.

А теперь разберемся, как правильно заполнить больничный лист работодателю на бумаге и в электронном виде.

Правила заполнения

Для начала остановимся на том, как заполнить больничный лист в 2019 году работодателю. Общие правила таковы:

  • буквы располагаются в пределах ячейки без выхода за края и соприкосновения с краем;
  • слова вносятся с помощью печатного устройства или письменно — заглавными буквами;
  • при заполнении в ручную используются чернила черного цвета;
  • врачу нельзя ошибаться при заполнении бланка. Если ошибка допущена или листок утерян до передачи работодателю, больному выдается дубликат;
  • копия при необходимости заполняется на таком же бланке, но с пометкой «дубликат»;
  • работодатель, в отличие от врача, исправляет ошибку без замены бланка. Это делается обычным вычеркиванием. Правильные данные пишут на обороте документа, заверяют подписью, печатью и записью «исправленному верить».

Образец и пример заполнения больничного листа в 2019 году работодателем и медперсоналом

Заполнение листа медицинским учреждением доверено лечащему врачу — он заполняет первый раздел, который содержит образец бланка. Приведем только общую характеристику и описание порядка заполнения первой части. И остановимся подробнее на том, как заполнять больничный лист работодателю — образец показывает правила заполнения раздела, в который данные вносит именно работодатель.

В медицинском учреждении, прежде чем передать бланк больному, необходимо:

  • поставить отметку от том, какой бланк выдается — первичный или дубликат;
  • вписать краткое название поликлиники (больницы), адрес и ОГРН;
  • внести информацию в поле «дата выдачи»;
  • заполнить ФИО и дату рождения пациента;
  • со слов пациента вписать название рабочей организации;
  • указать, по какому месту работы выдается больничный лист — по основному или по совместительству;
  • если листок оформляется для ухода за родственниками, вписать их ФИО и степень родства;
  • если больничный выдается по беременности, или работнику-инвалиду, заполнить соответствующие строчки;
  • в таблицу вписать период освобождения, должность, фамилию, инициалы и подпись врача;
  • поставить дату, с которой пациент должен приступить к работе, и печать медицинского учреждения.

После получения листка нетрудоспособности в поликлинике или больнице сотрудник передает его работодателю. Задача работодателя — заполнить нижний раздел бланка. Пошаговое руководство поможет представителю работодателя, который отвечает за заполнение больничных листов, не ошибиться при внесении данных. Рассмотрим образец заполнения больничного листа работодателем в 2019 году.

Шаг 1 — место работы

В это поле вносится название предприятия. ФСС рекомендует приводить краткое название организации, если есть. Когда сокращенного наименования нет, а полное не умещается в строке, название прерывается на полуслове. Выходить за пределы ячеек не следует. Между словами пропускается одна клетка.

Шаг 2 — статус места работы

Нужно поставить отметку, которая укажет на статус места работы: основное или по совместительству. Сотрудник, который трудится совместителем, вправе предоставлять лист нетрудоспособности в две организации. Для этого он запрашивает у врача два бланка.

Шаг 3 — регистрационный номер фирмы в ФСС

В поле пишут номер, который присвоен организации при постановке на учет в Фонде социального страхования. Номер ФСС присваивает самостоятельно после получения информации от налоговой службы о регистрации организации.

Уведомление о постановке на учет с регистрационным номером направляется на юридический адрес фирмы почтой. Если уведомление затерялось при пересылке, можно обратиться за извещением повторно.

Также есть системы мониторинга, которые помогают выяснить регистрационный номер в ФСС по ИНН организации. Номер присваивается раз и навсегда.

Шаг 4 — код подчиненности

Код подчиненности указывает на территориальный номер ФСС, к которому прикреплена организация. Он состоит из 4 цифр, если у ФСС нет филиала. Региональное отделение фонда имеет 5 цифр кода.

Шаг 5 — ИНН работника

ИНН сотрудника указывается только при наличии.

Шаг 6 — СНИЛС работника

Страховой номер лицевого счета сотрудника в Пенсионном фонде.

Шаг 7 — условия начисления

В строку вносят закодированные данные об особых условиях начисления и выплаты пособия. Коды приведены на оборотной стороне бланка больничного. Пособие исчисляется иначе для больных:

  • пораженных радиацией (код 43);
  • работников Севера (код 44);
  • инвалидов (код 45);
  • граждан, работающих меньше 6 месяцев (код 46);
  • граждан, заболевших в течение 30 дней после увольнения (код 47);
  • лиц, нарушивших режим по уважительной причине (код 48);
  • инвалидов, болеющих более 4 месяцев подряд (код 49);
  • инвалидов, болеющих больше 5 месяцев в году (код 50);
  • граждан с неполным рабочим временем (код 51).

Двузначные коды проставляются только при наличии условий. В остальных случаях строка остается пустой. При сочетании условий ставится несколько кодов.

Шаг 8 — акт формы Н-1

Строка заполняется только если травма, из-за которой оформлен больничный, получена на производстве. Тогда в эти клетки записывают дату составления акта, который фиксирует происшествие. В остальных случаях поле остается пустым, как показывает образец; и правила заполнения больничного листа работодателем в 2019 году в этой части не претерпели изменений.

Шаг 9 — дата начала работы

Графа заполняется только при аннулировании договора с работником. Аннулировать трудовой договор руководство вправе, если сотрудник не вышел на работу в положенный срок. Пособие по болезни ему при этом полагается. В поле ставят дату начала работы по трудовому договору.

Шаг 10 — страховой стаж

В графу вносится общий страховой стаж гражданина — время, в течение которого он застрахован и отчисляет взносы в ФСС. Обычно это время работы по трудовым договорам. Периоды военной, гражданской службы или службы в органах ОВД также включаются в страховой стаж.

Если стаж равен полному количеству лет, поля заполняются так:

Если неполное количествао — указывают годы и месяцы:

Шаг 11 — нестраховые периоды

Нестраховые периоды — время военной службы, начиная с 1 января 2007 г. Если служба началась раньше этой даты, а закончилась позже, в графу нужно вписать только период с 1 января 2007 г. до фактического окончания. Прописывается количество полных лет и месяцев военной службы. Нестраховые периоды входят в общий страховой стаж.

Шаг 12 — период начисления пособия

Строка содержит календарный период отсутствия больного сотрудника — даты открытия и закрытия больничного листа.

Шаг 13 — средний заработок

Чтобы подсчитать средний заработок сотрудника, проще всего использовать онлайн-калькулятор расчёта больничного. Средний заработок для исчисления пособия рассчитывается за два предыдущих календарных года.

Шаг 14 — средний заработок в день

Так как пособие начисляется за календарные дни, то для вычисления дневного заработка общая сумма заработанного за 2 года делится на число календарных дней в 2 годах (730). Итог — средний дневной заработок сотрудника.

Шаг 15 — сумма пособия из средств работодателя

По закону при заболевании и травме сотрудника работодатель оплачивает первые три дня больничного из собственных средств. Остальную часть пособия перечисляет ФСС. При оформлении больничного листа по другим причинам всю сумму пособия выплачивает ФСС — таков порядок, предусмотренный законом.

Шаг 16 — сумма пособия за счет средств ФСС

ФСС перечисляет гражданам пособие из своих средств за все дни болезни, кроме первых трех. Если больничный выдается для ухода за больным, протезирования, лечения в санатории или из-за карантина, то вся сумма идет из средств Фонда.

Шаг 17 — итоговая сумма

Итоговую величину пособия легко рассчитает онлайн-калькулятор . Впрочем, это можно сделать и вручную, умножив количество дней болезни на средний дневной заработок сотрудника и проценты в зависимости от стажа.

Шаг 18 — фамилия руководителя организации

В графу нужно занести фамилию и инициалы руководителя фирмы без точек. Напротив поставить подпись.

Шаг 19 — фамилия главного бухгалтера

Заключительная строка содержит фамилию, инициалы и подпись главного бухгалтера. Если в штате фирмы нет должности главного бухгалтера и его обязанности исполняет руководитель, то фамилия и подпись руководителя дублируются.

Шаг 20 — печать работодателя

Бланк больничного заверяется круглой печатью организации. Важно, чтобы оттиск печати не попал на заполненные ячейки, перекрыв информацию. Иначе сканер не сможет ее считать.

Больничный по беременности и родам

Образец заполнения больничного по беременности и родам в 2019 году медучреждением указывает причину выдачи листка нетрудоспособности.

Заполнение бланка работодателем в этом случае отличается от от описанного выше лишь одним: строку «Сумма пособия: за счет средств работодателя» нужно оставить незаполненной, потому что оплата осуществляется за счет средств ФСС.

Какой ручкой заполнять больничный

Чернила в ручке должны быть черного цвета. Согласно приказу 624н Минзравсоцразвития разрешено заполнять больничный лист только гелиевой, капиллярной или перьевой ручкой. При этом Верховный суд РФ в 2015 году пришел к выводу, что применение шариковой ручки при заполнении — лишь технический недочет. Это не может влиять на выплату пособия по больничному листу.

Важно, чтобы такой недочет не влиял на разборчивость написанного. ВС РФ обязал ФСС принять к оплате больничный лист, который врач заполнил шариковой ручкой. Однако в указанном случае работодатель, заметив ошибку, обратился в медицинское учреждение за дубликатом.

Несмотря на допущение суда, для избежания споров с ФСС шариковую ручку для заполнения бланков лучше не использовать.

Кто заполняет: бухгалтер или кадровик

Ответственные за заполнение больничного листа — руководитель и главный бухгалтер организации. Именно они ставят подписи в бланке. Заполнять больничный лист или проверять правильность заполнения — задача тех должностных лиц, чья подпись заверяет бланк.

Обязанности кадрового работника могут включать внесение некоторых данных в больничный лист: название фирмы, страховой стаж и прочие не относящиеся к бухгалтерским сведения.

Должностная инструкция кадровика должна предусматривать эти полномочия, иначе требовать от него заполнения бланка больничного неправомерно.

Как исправляются ошибки в больничном листе

Допущенные врачом ошибки исправлять нельзя — негодный бланк подлежит замене. Работодатель может ошибиться и исправить оплошность на том же бланке. Неправильная запись аккуратно зачеркивается вдоль. Верные данные пишутся на обороте, заверяются надписью «исправленному верить», подписью руководителя и печатью.

Особенности электронного листка временной нетрудоспособности

Федеральный закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ предусматривает оформление больничных листов в электронном виде. Для того чтобы любое заинтересованное лицо имело возможность оперативно получить информацию о выданных гражданину больничных, создана специальная автоматизированная система, оператором которой является ФСС России.

Выдавая лист нетрудоспособности пациенту в электронной форме, врач и медучреждение должны заверить его усиленными квалифицированными электронными подписями. Доступ к базе данных имеют органы ФСС, медицинские учреждения и все работодатели.

Последние имеют возможность получать в личном кабинете данные только о тех гражданах, которые трудоустроены у них в настоящий момент.

Для обработки электронных документов организациям и ИП необходимо специальное программное обеспечение, а также техническая возможность электронного документооборота с ФСС. Если такой возможности у работодателя нет, он должен отказаться от электронного документа и запросить его бумажную версию. В остальном оформление выплат происходит по той же схеме.

Кто заполняет больничный лист бухгалтер или кадровик – Бизнес, законы, работа

Что делать с больничным листом кадровику

Правильное оформление больничного листа — гарантия того, что работник получит пособие в полном размере и работодателю будет выплачено положенное возмещение по нему из ФСС.

Какие документы нужны для оформления больничного листа

Лист временной нетрудоспособности, также называемый больничным листом, — официальный документ, выдаваемый организацией, имеющей лицензию на осуществление медицинской деятельности.

Этим документом подтверждается уважительная причина, по которой работник отсутствовал на рабочем месте — заболевание.

Кроме того, на основании полностью оформленного больничного листа производится выплата работнику социального пособия по временной нетрудоспособности за время болезни, компенсирующего отсутствие заработка в этот период.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Что делать, если сотрудник принес больничный с ошибками.

Читать статью

Скачайте документы по теме:

Оформление больничных листов производится на унифицированных бланках, форма которых утверждена приказом Минздравсоцразвития №347н.

Эти бланки хранятся в медицинских учреждениях, которые и производят их первичное оформление и выдачу работнику в день обращения или по окончанию болезни в соответствии с Порядком выдачи листков нетрудоспособности, утвержденным приказом Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 N 624н, далее — Порядок выдачи.

Подробнее об оформлении больничного листа читайте в статьях:

Согласно ч. первой ст. 183 ТК РФ, пособие за время болезни начислить и выплатить обязан работодатель. По сути, оплачивает он только первые три дня заболевания — оставшаяся сумма впоследствии компенсируется ему Фондом социального страхования.

Страхование работников в этом фонде — обязанность работодателя, так же, как и выплата страховых взносов за них. Основанием для начисления пособия являются больничные листы, порядок оформления которых строго соответствует установленным требованиям.

Обратите внимание! Работник может предъявить листок временной нетрудоспособности в течение шести месяцев после того, как документ был закрыт (п. 1 ст. 12 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).

Кто заполняет больничный лист — бухгалтер или кадровик

Ни нормами законодательства, ни Порядком выдачи не установлено, кто из специалистов должен оформлять больничный лист от лица работодателя. Хотя юридически ответственными за его оформление являются лица, подписывающие больничный — руководитель и главный бухгалтер.

Поскольку  какая-то часть информации, которая заполняется работодателем, относится к кадровой службе, а какая-то — к бухгалтерии, оформление может быть поручено сотрудникам и того, и другого подразделения.

Решение вопроса о том, кто заполняет больничный лист — бухгалтер или кадровик, относится к компетенции работодателя, отвечающего за организацию всех процессов на предприятии. И, поскольку нельзя исключить участия ни одной из этих служб, на большинстве предприятий окончательное оформление больничных листов поручается кадровикам, а расчет пособий по ним — бухгалтерии.

Обратите внимание! Разделение функций по оформлению больничных листов может быть закреплено приказом и учтено при составлении должностных инструкций тех сотрудников, которым будут поручены эти обязанности.

Правила оформления больничных листов

Строгие требования и правила оформления больничного листа обусловлены еще и тем, что обработка этих документов в ФСС автоматизирована. Это касается как листов временной нетрудоспособности, передаваемых в электронном виде, так и тех, что оформлены на бумажных носителях.

Обработка электронных больничных проблем не вызывает, а вот автоматическое распознавание записей на бумажных носителях достаточно проблематично.

Поэтому правилами оформления больничных листов регламентируется не только содержание ячеек, но и написание и расположение надписей и букв.

Справка

Общие правила оформления больничного листа

В соответствии с Порядком выдачи, при оформлении больничного листа должны соблюдаться общие требования:

  • для внесения записей используется гелиевая, капиллярная или перьевая ручка только с чернилами черного цвета;
  • буквы в ячейках пишутся разборчиво, используется печатное прописное написание;
  • каждая буква должна располагаться в отдельной ячейке, не выходить за ее границы и не касаться краев;
  • документ заполняется на русском языке;
  • при заполнении бланка все надписи вносятся начиная с первой ячейки;
  • компоновать вносимые записи следует таким образом, чтобы печати организаций не перекрывали друг друга и сами надписи, что может затруднить автоматическое распознавание букв.

Бланк считается испорченным при оформлении больничного листа врачом, если была допущена ошибка, внесено исправление или буквы при написании не поместились в границах ячеек. В таких случаях бланк должен быть заменен. Не считается ошибкой, если:

  • записи на полях бланка сделаны прописными буквами;
  • при внесении записей использовались кавычки, точки, тире и запятые;
  • буквы касаются границ ячейки с внутренней стороны;
  • печать учреждения попала на информационное поле;
  • между инициалами врача сделаны пробелы.

Порядок оформления больничного листа работодателем

Перед тем, как начать оформление больничного листа от лица работодателя, необходимо убедиться, что в лечебном учреждении он был заполнен правильно. Надо убедиться, что записи внесены в отведенные для них ячейки и в правом нижнем углу бланка проставлена печать выдавшей документ медицинской организации.

Обратите внимание! Если будет обнаружена ошибка, допущенная врачом при оформлении больничного листа, медицинская организация обязана заменить документ, выдав его дубликат.

Затем следует рассчитать страховой стаж, имеющийся у работника на момент заболевания (письмо ФСС России от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15-12956). Стаж указывается в полных годах и месяцах. В этот стаж включаются те периоды трудовой деятельности, когда сотрудник был застрахован в системе обязательного социального страхования, в том числе периоды:

  • службы в органах внутренних дел:
  • службы в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы;
  • периоды военной службы.

После того, как все необходимые сведения будут внесены в раздел «Заполняется работодателем», документ, в соответствии с установленным порядком оформления больничных листов, передается в бухгалтерию для расчета и начисления страхового пособия.

Пример заполнения больничного листа для расчета пособия представлен ниже.

Скачать чистый бланк
Скачать в .doc

Скачать заполненный образец
Скачать в .doc

Кроме того, необходимо будет внести соответствующие исправления в табель учета рабочего времени, поскольку до того, как будет предъявлен больничный лист, в табеле ставится отметка «НН». Ее нужно будет заменить на отметку «Б».

Как оформить раздел «Заполняется работодателем» в больничном листе

В первую строку необходимо вписать наименование работодателя, полное или сокращенное — в соответствии с уставными документами. Допускаются сокращения, поскольку предприятие будет идентифицироваться по регистрационному номеру в системе страхования ФСС.

Является ли для сотрудника место работы основным или он трудоустроен по совместительству, отмечается галочкой в соответствующей ячейке.

В строку «Регистрационный №» вписывается номер, указанный в извещении ФСС, в строку «Код подчиненности» также вносятся те сведения, которые указаны в извещении.

Строки «ИНН нетрудоспособного» и «СНИЛС» заполняются на основании соответствующих документов.

В строку «Условия исчисления» нужно будет проставить двузначный код, который присваивается некоторым категориям сотрудников, к числу которых, например, относятся лица:

  • имеющие инвалидность;
  • подвергшиеся радиационному воздействию;
  • работавшие на Крайнем Севере до 2007 года;
  • уволенные с предприятия и оформившие больничный лист до истечения 30 календарных дней с момента увольнения;
  • проработавшие в организации менее полугода.

В строке «Дата начала работы» заполняется только в том случае, когда выполняются все три перечисленные ниже условия:

  • причиной оформления больничного листа стало заболевание или травма;
  • трудовой договор с работником был аннулирован;
  • страховой случай наступил в период между датой заключения трудового договора и аннулированием.

В строке «Страховой стаж» нужно указать данные в соответствии с трудовой книжкой, а в строке «в т. ч. нестраховые периоды» — стаж прохождения службы, предусмотренной Законом от 12 февраля 1993 г. № 4468-1, за период с 1 января 2007 года.

Строка «Причитается пособие за период» содержит сведения, за какой период будет выплачено пособие.

В строках, расположенных ниже, приводятся сведения:

  • о среднем заработке работника, с учетом которого будет начислено пособие;
  • о его среднем заработке за один рабочий день;
  • денежные суммы, которые будут выплачены за счет средств работодателя и ФСС;
  • общая величина пособия, подлежащая выплате.

Обратите внимание! При оформлении больничного листа все суммы следует указывать с учетом НДФЛ.

Расчет страхового пособия по листу временной нетрудоспособности оформляется отдельно и прикалывается к больничному.

После того, как оформление больничного листа завершено, свои подписи на документе должны поставить руководитель предприятия и главный бухгалтер.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/384882-oformlenie-bolnichnogo-lista-17-m11

Больничный лист сдаем в отдел кадров

В то же время если руководитель организации или предприниматель не видит в этом необходимости, то делать это не обязательно. Хранится и ведется такой журнал, как правило, в отделе кадров, так как это подразделении и принимает больничные листы у работников, считает стаж и передает их в бухгалтерию для выплаты пособия по нетрудоспособности.

Если у организации или предпринимателя отсутствует кадровик, то обычно все кадровые вопросы ведет бухгалтер, и если при этом есть необходимость в ведении такого журнала, то и ведет его соответственно бухгалтер.

Журнал учета больничных листов — бланк Где найти номер больничного листа После замены старой формы больничного листа на новую, часто возникают вопросы при заполнении графы «Номер больничного листа».

Внимание

Нарушение сроков предоставления больничного Если больничный лист передали более чем через полгода после его закрытия, то организация не может предоставить компенсации по нетрудоспособности.

При невозможности организации выплатить пособие в связи с нарушением сроков сдачи больничного сотрудник должен обратиться в фонд социального страхования с письменным указанием причин задержки больничного листа.

Уважительные причины По закону предусмотрены ситуации, когда сотрудник может опоздать с выдачей больничного.

Источник: https://novdmt.com/kto-zapolnyaet-bolnichnyy-list-buhgalter-ili-kadrovik/

Инструкция по электронному больничному листу: как работать с документом о нетрудоспособности, надо ли его распечатать, каков порядок взаимодействия кадровиков с ФСС?

Что делать с больничным листом кадровику

Электронный больничный — как он работает для кадровиков? Это актуальная тема в свете повсеместного ввода электронного взаимодействия ФСС со страхователями и медицинскими компаниями. Об этом расскажет наш материал.

С какими больничными листами предстоит работать кадровикам и бухгалтерам

Привычный для нас больничный лист — это документ:

  • подтверждающий временную неспособность к работе физлиц;
  • выдаваемый медучреждением;
  • оформленный на бумаге;
  • необходимый для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности.

В настоящее время больничный лист может оформляться в одной из 2 форм:

Появление новой формы больничного листка порождает множество вопросов в первую очередь у кадровиков и бухгалтеров: как будет действовать система электронных больничных, добавятся ли у них новые функции в связи с этими нововведениями, как оформлять и учитывать электронные больничные листы? Об этом расскажем далее.

Изменятся ли функции кадровика при введении виртуального больничного

С появлением электронных больничных в работе кадровиков кардинальных изменений не предвидится. В их функции по-прежнему входит заполнение в листке нетрудоспособности необходимых данных: о страховом стаже, условиях исчисления пособия и др. Перечень заполняемых кадровиком сведений в больничном листе устанавливается внутрифирменным локальным актом (регламентом, инструкцией, приказом).

В настоящее время кадровики могут столкнуться одновременно и с бумажными, и с электронными больничными листками, поэтому при их заполнении важно не забыть основные правила их оформления.

Для обеих форм больничного листа существует законодательно установленные ограничения и условия оформления.

Выписанный в бумажном виде больничный заполняется:

  • заглавными буквами на русском языке;
  • чернилами черного цвета (или с использованием печатающих устройств);
  • по правилу: одна ячейка — один знак или буква.

разделов и строк больничного листа см. здесь.

Для электронной формы больничного листа не имеет значения цвет чернил — вся информация заполняется на компьютере. Однако электронный больничный оформляется с некоторыми ограничениями:

  • медработник оформит его только в том случае, если пациент даст свое письменное согласие на это;
  • заполнение электронного листка нетрудоспособности возможно только в тех медицинских учреждениях, которые имеют специальное программное обеспечение, доступ к интернету, а также подключены к региональной медицинской информационной системе;
  • работодатель пациента оформил соглашение с ФСС об информационном взаимодействии, зарегистрировался на сайте госуслуг, открыл личный кабинет на сайте cabinets.fss.ru и получил усиленную электронную подпись.

Обязан ли работодатель принимать электронные больничные, читайте здесь.

Вне зависимости от формы листка нетрудоспособности, в нем должны быть заполнены 2 основные части:

  • одна — работником медучреждения;
  • вторая — работодателем.

В последующих разделах остановимся на новой форме (электронной) больничного листка, что позволит детальнее изучить вопрос «Что такое электронный больничный и как он работает для кадровиков?».

Как будет работать электронный больничный лист

Возможность оформления электронного листка предусмотрена законом «О внесении изменений…» от 01.05.2017 № 86-ФЗ. Переходу к электронной форме взаимодействия работодателя и медучреждения с ФСС предшествовала масштабная информатизация системы здравоохранения, без которой наладить электронный документооборот не представлялось возможным.

Для оформляющего электронный больничный сотрудника медучреждения схема действий заключается в следующем:

  • занесение в спецпрограмму на компьютере сведений о пациенте и поставленном диагнозе (в модуле «Электронная медицинская карта»);
  • часть необходимых данных в больничный лист попадает из электронной медкарты, а остальные сведения дополняются медработником при заполнении электронного образа листка нетрудоспособности (в модуле «Лист нетрудоспособности»);
  • подписание больничного электронной подписью и отправка его в ЕГИСЗ (единую государственную информационную систему в сфере здравоохранения).

Для сотрудника (пациента) предусмотрена следующая схема действий в процедуре получения электронного больничного:

  • дать письменное согласие на заполнение больничного в электронной форме;
  • получить от медперсонала номер больничного листа;
  • сообщить номер больничного работодателю (специалистам кадровой или бухгалтерской службы).

О функциях работодателя в процедуре работы с электронным больничным см. далее.

Выбор системы работы с листками нетрудоспособности

Компания вправе выбирать схему работы с листками нетрудоспособности:

  • традиционную (действующую систему работы с бумажными больничными);
  • виртуальную (безбумажную технологию информационного взаимодействия с ФСС).

В настоящее время бумажный и электронный больничный листы имеют одинаковую юридическую силу, а работодателям предоставлено право выбора системы работы с ними.

Что делать, если работник принес электронный больничный (ЭБ), а ваша фирма еще не подключилась к системе работы с ЭБ, узнайте здесь.

Как оформить переход на электронные больничные читайте здесь.

Применение традиционной системы не избавляет работодателя от поддельных листков нетрудоспособности и необходимости хранения больничных.

Как распознать поддельный листок нетрудоспособности, узнайте из статьи «Действия работодателя с поддельным больничным листом».

Бумажные больничные могут содержать ошибки, допущенные как медучреждением, так и страхователем — это может служить препятствием для своевременной выплаты пособия.

В электронных больничных ошибки практически исключены (или минимальны и быстро исправимы), а существование поддельных листков нетрудоспособности невозможно в принципе. Помимо этого, исключена вероятность утери или порчи электронного листка нетрудоспособности.

Введение электронного больничного сохранило за работодателем обязанность по заполнению своего раздела больничного листа. Его содержание аналогично бумажной форме этого документа.

Какими сведениями кадровику и бухгалтеру заполнить свой раздел бумажного больничного листа, узнайте из материала «Пример заполнения больничного листа работодателем».

Функции работодателя по работе с электронным больничным

Действия кадровиков по заполнению электронного больничного листа не описаны в федеральных нормативных актах.

А отдельные фирмы не имеют в штатном расписании должности кадровика, и его функции выполняет бухгалтер или иной специалист.

Количество и состав сотрудников, участвующих в оформлении электронного больничного, а также иные необходимые регламенты компания прописывает и утверждает на свое усмотрение.

При работе с электронными больничными работодателю необходимо учесть следующее:

  • обработать электронный листок нетрудоспособности можно через личный кабинет на сайте cabinets.fss.ru, попасть в который возможно с помощью логина и пароля от учетной записи на сайте госуслуг;
  • после входа в личный кабинет требуется выбрать из предложенного системой списка сертификат электронной подписи;
  • на первой вкладке «Электронные листки нетрудоспособности» содержится информация о Ф. И. О. сотрудника, его СНИЛС, номер листка нетрудоспособности, дате выдачи и периоде нетрудоспособности, а также о статусе электронного больничного («Пособие выплачено» или «Заполнен страхователем»);
  • чтобы заполнить недостающие данные в электронном больничном, в предложенном списке нужно найти необходимый листок и нажать кнопку «Получить ЛН»;
  • в раскрывшемся бланке электронного больничного найти вкладку «Заполняется работодателем» и заполнить данные по расчету пособия, сохранить информацию путем нажатия соответствующей кнопки;
  • при получении от фонда уведомления об ошибке необходимо исправить данные или отправить дополнительные документы;
  • отслеживать статус листка нетрудоспособности можно с помощью специальных журналов: обмена данными, реестров и пособий (каждый журнал расположен в отдельной вкладке на главной странице).

С 18.12.2017 утвержден новый порядок взаимодействия ФСС, медорганизаций и работодателей с применением системы «Соцстрах». Подробности см. в материале «Электронные больничные: новый порядок».

Обязательно ли работать именно через личный кабинет на сайте ФСС, узнайте здесь.

О функциях работодателя в ситуации, когда работник утратил здоровье на работе, расскажет материал «Несчастный случай на производстве — действия работодателя».

Электронный больничный — как он работает для кадровиков?

Электронный больничный — как он работает для кадровиков, волнует многих работодателей в связи с последними нововведениями в сфере социального страхования работников. Попробуем разобраться.

Электронный больничный: нововведение 2017 года

Пилотный проект «Электронный больничный лист» был запущен в 2014 году в Астраханской, Белгородской областях и Республике Татарстан. Эти регионы были выбраны, поскольку они, в отличие от других субъектов РФ, имеют наиболее развитую сеть информационного взаимодействия между госорганами и жителями.

:  Нарушение закона о тишине

Результаты тестирования подтвердили эффективность оборота электронных больничных листов (далее — ЭБЛ), поэтому было принято решение о закреплении данного явления на законодательном уровне.

01.05.2017 был принят закон «О внесении изменений…» № 86-ФЗ, добавивший новую форму больничного листа — электронную.

ЭБЛ имеет одинаковую с бумажным листом нетрудоспособности юридическую силу и выдается в тех же страховых случаях.

Источник: https://most26.ru/drugoe/instrukcija-po-jelektronnomu-bolnichnomu-listu-kak-rabotat-s-dokumentom-o-netrudosposobnosti-nado-li-ego-raspechatat-kakov-porjadok-vzaimodejstvija-kadrovikov-s-fss.html

Электронный больничный лист – инструкция для работодателя

Что делать с больничным листом кадровику

Электронный больничный лист – инструкция для работодателя – это актуальная тема в свете повсеместного ввода электронного взаимодействия ФСС со страхователями и медицинскими компаниями. Как действует система электронного документооборота с больничными листами? Как правильно оформлять и учитывать электронные больничные листы? Об этом расскажет наш материал.

Изменились ли функции кадровика при введении виртуального больничного?

Как работает электронный больничный лист

Выбор системы работы с листками нетрудоспособности

Функции работодателя по работе с электронным больничным

Итоги

Изменились ли функции кадровика при введении виртуального больничного?

С появлением электронных больничных в работе кадровиков кардинальных изменений не произошло. В их функции по-прежнему входит заполнение в листке нетрудоспособности необходимых данных: о страховом стаже, условиях исчисления пособия и др. Перечень заполняемых кадровиком сведений в больничном листе устанавливается внутрифирменным локальным актом (регламентом, инструкцией, приказом).

В настоящее время кадровики могут столкнуться одновременно и с бумажными, и с электронными больничными листками, поэтому при их заполнении важно не забыть основные правила их оформления.

Для обеих форм больничного листа существует законодательно установленные ограничения и условия оформления.

Выписанный в бумажном виде больничный заполняется:

  • заглавными буквами на русском языке;
  • чернилами черного цвета (или с использованием печатающих устройств);
  • по правилу: одна ячейка — один знак или буква.

разделов и строк больничного листа см. здесь.

Для электронной формы больничного листа не имеет значения цвет чернил — вся информация заполняется на компьютере. Однако электронный больничный оформляется с некоторыми ограничениями:

  • медработник оформит его только в том случае, если пациент даст свое письменное согласие на это;
  • заполнение электронного листка нетрудоспособности возможно только в тех медицинских учреждениях, которые имеют специальное программное обеспечение, доступ к интернету, а также подключены к региональной медицинской информационной системе;
  • работодатель пациента оформил соглашение с ФСС об информационном взаимодействии, зарегистрировался на сайте госуслуг, открыл личный кабинет на сайте cabinets.fss.ru и получил усиленную электронную подпись.

Обязан ли работодатель принимать электронные больничные, читайте здесь.

Вне зависимости от формы листка нетрудоспособности в нем должны быть заполнены две основные части:

  • одна заполняется работником медучреждения;
  • вторая — работодателем.

В последующих разделах остановимся на новой форме (электронной) больничного листка, что позволит детальнее изучить вопрос «Что такое электронный больничный и как он работает для кадровиков?».

Как работает электронный больничный лист

Возможность оформления электронного листка предусмотрена законом «О внесении изменений…» от 01.05.2017 № 86-ФЗ. Переходу к электронной форме взаимодействия работодателя и медучреждения с ФСС предшествовала масштабная информатизация системы здравоохранения, без которой наладить электронный документооборот не представлялось возможным.

Подробности см. в материале «Электронный больничный лист для передачи в ФСС онлайн».

Для оформляющего электронный больничный сотрудника медучреждения схема действий заключается в следующем:

  • занесение в спецпрограмму на компьютере сведений о пациенте и поставленном диагнозе (в модуле «Электронная медицинская карта»);
  • часть необходимых данных в больничный лист попадает из электронной медкарты, а остальные сведения дополняются медработником при заполнении электронного образа листка нетрудоспособности (в модуле «Лист нетрудоспособности»);
  • подписание больничного электронной подписью и отправка его в ЕГИСЗ (единую государственную информационную систему в сфере здравоохранения).

Для сотрудника (пациента) предусмотрена следующая схема действий в процедуре получения электронного больничного:

  • дать письменное согласие на заполнение больничного в электронной форме;
  • получить от медперсонала номер больничного листа;
  • сообщить номер больничного работодателю (специалистам кадровой или бухгалтерской службы).

О функциях работодателя в процедуре работы с электронным больничным см. далее.

Итоги

Электронный и бумажный больничный являются юридически равнозначными документами. С введением электронного документооборота между медучреждением, работодателем и ФСС, кадровикам и бухгалтерам по-прежнему необходимо заполнять свою часть листка нетрудоспособности.

Для этого компания должна зарегистрироваться на сайте госуслуг и с помощью полученного пароля и логина войти в личный кабинет на сайте cabinets.fss.ru — в этом электронном сервисе происходит обработка больничных листов работодателем.

Электронный больничный позволяет создать «прозрачную» систему обязательного социального страхования и полностью исключает представление застрахованными лицами поддельных листков нетрудоспособности.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Источник: https://nalog-nalog.ru/posobiya/elektronnyj_bolnichnyj_kak_on_rabotaet_dlya_kadrovikov/

Какие обязанности у отдела кадров по оформлению больничных

Что делать с больничным листом кадровику

Вот как выглядит правильно оформленный больничный лист 2019 образец с исправлениями Это вариант заполнения первичного бланка.

Так будет выглядеть бланк больничного листа образец при наличии первичного документа и его продолжения (правила заполнения сохранены с 2014-15 гг.

): Здесь нет галочки в квадрате «первичный», но есть номер (штрих-код), соответствующий данным предыдущего (первичного) листка нетрудоспособности.

Обязанности кадровой службы

Рассмотрим, какие кадровые функции может выполнять каждый отдел кадровой службы, если это большое предприятие.

• Формирование личного дела и сдача его в кадровый архив.

• Хранение и учет трудовых книжек. • Проведение различных кадровых мероприятий (перевод, увольнение, смена ФИО и т.

д.) • Разработка необходимой документации (инструкций, приказов, устава и т.д). • И другая различная работа с документацией.

Зачем больничный лист направляют сперва в отдел кадров, а потом в бухгалтерию?

Здравствуйте!

Я сегодня сдал больничный лист табельщице предприятия, но она сказала, что сначала направит в отдел кадров и лишь потом в бухгалтерию. Зачем это делается и по какой статье закона?

Указанный порядок регистрации и оплаты листа нетрудоспособности регламентируется локальными нормативными актами предприятия, должностными инструкциями, а также методическими пособиями бухгалтера и кадрового работника. Задайте его нашим юристам и адвокатам.

Сэкономьте свое время и нервы.Получите квалифицированную бесплатную юридическую консультацию онлайн или по телефону.

г. Москва «01» июля 2007 г. Рег.

N ___ [Наименование должности] [Наименование организации] 1.1.

Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность специалиста отдела кадров [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Общество). 1.5.

Специалист отдела кадров должен знать: — законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала; — структуру и штаты предприятия; — порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятия; — порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам; — порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности; — порядок ведения банка данных о персонале предприятия; — основы делопроизводства; средства вычислительной техники, коммуникаций и связи; — правила и нормы охраны труда.

1.6.

Должностная инструкция инспектора отдела кадров: функциональные обязанности и права

Занимать первичную должность в данной профессии могут совершеннолетние граждане, у которых есть полное высшее образование в сфере экономики или юриспруденции.

Основные навыки также можно получить на курсах и семинарах по делопроизводству.

Функции и обязанности кадрового инспектора: Должностная инструкция инспектора отдела кадров 2019 года составлена на основе профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом».

Согласно с внесенными изменениями, название должности инспектора дополняется такими фразами: по персоналу; по документационному обеспечению; по кадровому делопроизводству; по документационному обеспечению персонала.

Книга регистрации листков нетрудоспособности

Ведение данного журнала обеспечивает работодателю следующие преимущества: Организация может самостоятельно разработать и изготовить этот документ, либо приобрести уже готовый журнал у продавцов канцелярских принадлежностей.

Кадровое делопроизводство подразумевает внесение данных о каждом больничном листе с указанием даты документа. При этом в обязательном порядке должны вноситься следующие данные:

  1. дата начала и окончания;
  2. длительность хранения;
  3. название предприятия;
  4. наименование документа (журнал учета листков нетрудоспособности);
  5. подпись уполномоченного сотрудника (в некоторых случаях подпись проставляется на всех листах).
  1. номер листка нетрудоспособности;
  2. срок действия больничного листа.
  3. название медицинского учреждения, выдавшего больничный лист;
  4. информацию о сотруднике (ФИО, должность);
  5. даты начала и окончания больничного;

Наличие зачисток, применение корректирующего штриха в книге недопустимо.

Обязанности кадровика

Специалист по кадрам может исполнять свои должностные обязанности сверхурочно.

  1. обработка документов по назначению пенсии, компенсаций, субсидий;
  2. документальное фиксирование кадровых операций, отражающих статус сотрудника: принят, уволен, переведен;

  3. обработка и расчет больничных листов;
  4. создание и обновление личных дел персонала, внесение в них дополнительных сведений;
  5. отслеживание отпусков и выплаты отпускных пособий;
  6. выявление причин «текучести» кадров;
  7. внесение информации об изменениях в качественном и количественном составе коллектива в базу данных компании;
  8. заполнение, контроль и хранение трудовых книжек;
  9. архивирование документов и их передача на хранение;

В должностные обязанности начальника отдела кадров вменяется следующее: О профессиональном уровне руководителя ОК свидетельствует знание трудового и гражданского законодательства РФ, методик оценки работников, структуры предприятия, требований к оформлению документов, нормативов пожарной безопасности и охраны труда.

Чем занимается отдел кадров на предприятии

Статья раскроет основные моменты, связанные с работой отдела кадров в организации.

Что входит в его обязанности, каковы особенности и выполняемые функции, какова структура – далее.

Отдел кадров – обязательный структурный элемент на любом предприятии. В его обязанности входит множество функций.

Каковы же особенности деятельности, что входит в обязанности? Основные принципы кадровой политики:

  1. направленность на выполнение требований законодательства труда;
  2. учет потребностей предприятия в сотрудниках;
  3. обеспечение условиями для качественной работы;
  4. поиск сотрудников.

Организация работы имеет 2 направления — тактическое и стратегическое.

В первом случае проводится анализ состояния потребности в кадрах, разрабатывается расписание штата, отбирается персонал.

Особенности кадрового делопроизводства

Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.

Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем. Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию.

В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.

Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.

Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.

Источник: https://152-zakon.ru/kakie-objazannosti-u-otdela-kadrov-po-oformleniju-bolnichnyh-12444/

Гуру в законе
Добавить комментарий